por Hace tiempo escribí una entrada relacionada con la posibilidad de conectar una base de datos de Access con excel mediante un procedimiento de VBA, fue un ejemplo importante y uno de los post más visitados y descargador de Excel Signum.
Hoy quiero trabajar un poco el tema de vinculación de datos y ofrecer la posibilidad de hacerlo sin necesidad de código de programación y entre archivos de Excel. El ejemplo es claro, imaginad que tenéis una hoja de excel con una serie de datos y de la que habitualmente extraéis información para trabajar pero que necesitáis llevar esos datos a otra hoja o a otro libro. Esto se puede conseguir utilizando las herramientas de las que disponemos en la cinta de opciones de Excel.
Voy a utilizar un archivo que ya conocéis de otros ejemplos, una base de datos con la población de municipios de España:
Esta información la tenemos en la hoja1 de nuestro archivo y necesitamos vincularla y llevarla a la hoja3 de ese mismo libro. ¿cómo lo hacemos?.
En primer lugar pulsamos en la pestaña «Datos» de la cinta de opciones de Excel y a continuación pulsamos en «Conexiones», luego se nos abrirá un cuadro de diálogo que nos va a mostrar todas las conexiones que tiene nuestra hoja (en este caso no tiene ninguna), por lo que vamos a pulsar en «Sumar» para buscar conexiones que tengamos en nuestro equipo y pulsamos en «Examinar en busca de más…». Os dejo en imágenes lo comentado hasta ahora:
Una vez que pulsamos en «Examinar en busca de más…» aparecerá otro cuadro de diálogo donde se nos indica que seleccionemos un archivo de origen de datos. En mi ejemplo, ese archivo se llama «Poblaciones» y está ubicado en «Mis Documentos», a continuación pulsamos en «Abrir»
Cuando pulsamos en «Abrir» vamos a ver el archivo de Excel que hemos seleccionado. Es importante seleccionar la hoja en donde se encuentran los datos a vincular. En este ejemplo los datos están en la Hoja1:
Una vez que pulsemos aceptar ya tendremos los datos del archivo «POBLACIONES» vinculado a nuestro libro y podremos descargar los datos en cualquier hoja:
Para descargar los datos tan solo tenemos que ir a la pestaña de «Datos» de Excel y pulsar en «Conexiones existentes» y nos apareceré la nueva conexión que hemos creado, «POBLACIONES». Una vez que la abramos, nos aparecerá un cuadro de diálogo donde podremos escoger si queremos los datos como una tabla, como un informe de tabla dinámica o como un informe de gráfico y también el lugar de la hoja en el que queremos que se muestren los datos:
En este ejemplo, seleccionaré «ver como Tabla» y la mostraré a partir de la celda A1. Como podéis ver, son los mismos datos que la tabla de la hoja1, solo que ahora los podemos llevar a cualquier hoja. Además cualquier cambio en la tabla inicial, la de la hoja1 se reflejará en las que están vinculadas. Si realizáis cambios en la tabla principal y queréis que se relfjen en el resto debéis pulsar en el comando «Actualizar» y los cambios quedarán reflejados.
Este tipo de vinculaciones son muy útiles cuando trabajamos con bases de datos que extraemos de otros programas o base de datos y con los que periódicamente trabajamos. Tan solo tendríamos que pegar la nueva base de datos en la hoja principal de la que se alimentan el resto de tablas, es decir, para este ejemplo, la hoja1.
Aunque siempre suelo dejar el ejemplo del ejercicio que he realizado, en este caso solo puedo dejar la base de datos. No es posible descargar el ejercicio completo dado que para que funcione lo tenéis que vincular a un directorio de vuestro ordenador. Por ello os animo a descargar la base de datos y realizar el ejercicio con el post como si fuese un tutorial.
Descarga el archivo de ejemplo pulsando en: VINCULAR BASE DE DATOS
Hola! Mil gracias por este excelente este post y ejemplo!!. Una duda: si cada una de esas líneas quisiera vaciarlas cada una en diferentes pestañas de excel de un mismo archivo ¿Podría hacerse de manera rápida? Gracias nuevamente!!
Hola Jose:
Lo podrías hacer con esta macro, utilizando una tabla dinámica para repartir las filas entre cada hoja:
https://excelsignum.com/2017/03/09/exportar-informe-de-tabla-dinamica-en-la-misma-hoja/
Saludos,.
Una pregunta… ¿esta macro me va a permitir que cada que actualice mi base de datos, los datos en las demás hojas se actualicen ?
Es que necesito que ciertos valores se sumen o resten, dependiendo la situación y que cada que la base de datos se actualice, al igual los datos de las hojas también lo haga.
Siempre que actualices la tabla base o matriz en la que tienes toda la información y que actualizas, el resto de hojas vinculadas mostrarán cualquier cambio que hagas en la inicial.
Saludos.
muy buena la información muchas gracias, tengo una pregunta como hago para actualizar la información si la hoja que va actualizar esta bloqueada, existe alguna manera que actualice sin tener que desbloquearla?
muchas gracias y quedo atento a sus comentarios
Hola Richard:
En ese caso debes desbloquearla. Se podría hacer el mismo ejercicio pero con macros y se podría incluir el desbloqueo.
Saludos
Hola Segu ,
Una duda, esto funciona para combinar varios documentos al mismo tiempo? es decir, tengo varios documentos (Diferentes areas) que cada una genera su información, con esto puedo combinar todos los archivos? Todos tienen las mismas columnas, solo quiero estar vaciando la info de todos en un mismo documento.
Hola Hector:
Tienes en esta web varios post sobre consolidar varias hojas. Solo tienes que usar el buscador y poner «consolidar».
Saludos,.