CONFECCIONAR UN ORGANIGRAMA EN EXCEL

Un organigrama es la representación gráfica de la estructura jerárquica de la organización. A través del organigrama podemos visualizar rápidamente la relación de dependencia que se da entre los diferentes departamentos u oficinas de la empresa o institución.

Normalmente, la tarea de confeccionar un organigrama no deja de ser un procedimiento manual, hay pocos programas que a partir de una tabla de datos lo genere automáticamente . Incluso una vez realizado, siempre se ha de retocar y sobre todo, actualizar.

En microsoft office existe la alternativa de usar “SmartArt” y que automáticamente crea las cajas y los conectores del propio organigrama, pero por contra, tenemos que actualizar la información de cada elemento introduciéndola a mano. Recomiendo este tipo de sistema para organigramas muy pequeños y sencillos, pero cuando estamos hablando de organizaciones grandes, lo mejor es utilizar la propia hoja excel y “pintar” el organigrama utilizando las herramientas de borde y sombreado.

La idea es esforzarse un poco al principio elaborando el organigrama y luego vincular cada celda a los datos de la plantilla de la empresa para que el organigrama se actualice automáticamente. Os enseño la imagen de la forma en la que quedaría para una empresa que tenga tres niveles jerárquicos:

ORGANIGRAMA_1

Como podéis ver, en la imagen tengo seleccionada una celda y está formulada. Todos los datos que aparecen en el organigrama, el nombre de la oficina o departamento y el nombre del jefe de cada uno de ellos está en otra página vinculada directamente al organigrama que hemos pintado.

Los datos que necesitamos son: un listado donde se detallen los empleados, los departamentos a los que pertenecen y que estén ordenados por niveles de jerarquía, algo así:

ORGANIGRAMA_2

En este listado aparece toda la información necesaria para confeccionar el organigrama. Los datos de algunas de las columnas como el número de oficina o departamento así como en nombre de cada oficina y los empleados los deberías poder obtener en la base de datos que majéis, luego solo tenéis que agregar dos columnas, una donde marquéis con una “X” aquellos empleados que son los jefes o responsables y otra columna concatenando el número de la oficina con la “X”.

Una vez con estos datos, solo tendréis que utilizar la fórmula “Buscarv ()” para confeccionar el organigrama final, pero antes debéis copiar el número de oficina al lado de cada caja:

ORGANIGRAMA_3

En el ejemplo ponemos el “2” (número de la oficina) que será necesario para poder utilizar luego la fórmula. Los números de oficina luego los ocultaremos dando fuente de color blanco. Una vez que tengamos todas las fórmulas vinculadas a la hoja con el listado, cada vez que actualicéis los datos, el organigrama cambiará automáticamente.

Como ya comenté, si disponéis de recursos podéis optar por utilizar Visio, pero aunque creará automáticamente la estructura es posible que tengáis que modificar los datos base para automatizar el proceso. Esta alternativa es mucho más económica y el resultado es el mismo, mantener automáticamente los datos de un organigrama.

Os dejo el ejemplo para que podáis analizarlo con más calma y poder adaptarlo a vuestras necesidades.

Descarga el archivo de ejemplo pulsando en: ORGANIGRAMA

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