EXTRAER REGISTROS ÚNICOS CON UNA CONSULTA SQL USANDO DISTINCT

Hola a todos 🙂

Espero que todo vaya bien!. Llevo unos días con ganas de escribir este post, pero la verdad es que me habéis enviado bastantes consultas, y ya sabéis que lo primero es atender las dudas de los lectores y luego escribir las entradas del blog.

El post de hoy surge por una consulta en la que se me pedía una macro para extraer registros únicos de una hoja a otra. Así como para extraer los registros únicos dentro de la misma hoja podemos usar el filtro avanzado, y así lo publique en su momento: EXTRAER REGISTROS ÚNICOS CON FILTRO AVANZADO EN VBA, para pasarlo a otra hoja debemos utilizar otro tipo de código, de hecho podemos utilizar diferentes métodos.

Hoy veremos uno de ellos, utilizaremos ADO y una consulta SQL en la que incluyendo la palabra clave DISTINCT podremos extraer los registros únicos a otra hoja.

Vamos con el siguiente ejemplo, imaginad que tenemos nuestra hoja de Excel con una serie de registros duplicados:

EXTRAER REGISTROS ÚNICOS CON UNA CONSULTA SQL USANDO DISTINCT

Y queremos pasar a la hoja UNICOS todos los registros SIN duplicados. Para ello vamos utilizar el siguiente código:

Sub CONSULTA_SQL_UNICOS()
'Definimos las variables
Dim Dataread As ADODB.Recordset, obSQL As String, Res As String
Dim cnn As ADODB.Connection, i As Integer, MiLibro As String
'Limpiamos hoja con los registros únicos
Eliminar = Application.CountA(Worksheets("UNICOS").Range("A:A"))
If Eliminar > 0 Then Worksheets("UNICOS").Range("A1:GG" & Eliminar).ClearContents
'realizamos consulta SQL incorporando la palabra clave Distinct
obSQL = "SELECT distinct * FROM [DATOS$] "
'Guardamos el nombre del libro activo
MiLibro = ActiveWorkbook.Name
'Realizamos la conexión ADO
Set cnn = New ADODB.Connection
With cnn
.Provider = "Microsoft.Jet.OLEDB.4.0"
.ConnectionString = "DATA SOURCE=" & Application.ActiveWorkbook.Path + "\" & MiLibro
.Properties("Extended Properties") = "Excel 8.0"
.Open
End With
'Procedemos a grababar los datos de la consulta
Set Dataread = New ADODB.Recordset
With Dataread
.Source = obSQL
.ActiveConnection = cnn
.CursorLocation = adUseClient
.CursorType = adOpenForwardOnly
.LockType = adLockReadOnly
.Open
End With
Do Until Dataread.EOF
Res = obRes & Dataread.Fields(0).Value & " " & Dataread.Fields(1).Value
Dataread.MoveFirst
'Copiamos los datos a la hoja UNICOS
With Worksheets("UNICOS").Select
Worksheets("UNICOS").Cells(2, 1).CopyFromRecordset Dataread
End With
'Grabamos los nombres de cada encabezado de columna
For i = 0 To Dataread.Fields.Count - 1
If IsDate(Dataread.Fields(i).Name) Then
dfecha = CDate(Dataread.Fields(i).Name)
Else
dfecha = Dataread.Fields(i).Name
End If
Worksheets("UNICOS").Cells(1, i + 1) = dfecha
Next
Loop
End Sub

Ya sabéis que para este tipo de método es necesario activar la referencia Microsoft ActiveX Data Object 2.8 Library en el editor de VBA:

exportar-una-tabla-o-consulta-de-access-a-excel-con-ado2

Siguiendo con el código, lo realmente importante es que en la consulta SQL estamos utilizando la palabra clave DISTINCT, la cual elimina los registros que se encuentran duplicados. El resto del código es el que solemos utilizar en esta web para este tipo de consultas.

El resultado de aplicar la macro es el siguiente:

EXTRAER REGISTROS ÚNICOS CON UNA CONSULTA SQL USANDO DISTINCT1

Como podéis ver, ya tenemos nuestros datos sin duplicados.

Y esto es todo, en próximos post, publicaré otra forma más sencilla de extraer registros únicos. Espero que os sea de utilidad, como siempre os dejo la macro:

Descarga el archivo de ejemplo pulsando en: EXTRAER REGISTROS ÚNICOS CON UNA CONSULTA SQL USANDO DISTINCT

 

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CONSOLIDAR HOJAS DE UN LIBRO CON UNA CONSULTA SQL DE UNIÓN

Hola a todos:

Hace unos días recibí una consulta acerca de cómo agrupar la información de varias hojas en una hoja específica del mismo libro.

Aunque tengo publicaciones con macros para agrupar información de varios libros,  el método utilizado fue mediante bucles (For – next). Para esta petición utilizaré otro método, trabajaré con ADO y realizaré una consulta de UNION para consolidar la información de las hojas seleccionadas.

Dado que el usuario tendrá siempre la misma estructura en la información de esas hojas y además serán tres, esta macro será perfecta para este trabajo. Con ADO conseguiremos mayor rapidez en la ejecución del código y, si cabe mayor claridad.

Veamos las tres hojas que vamos a consolidar, las llamaré TABLA1, TABLA2 y TABLA3 y la hoja que recibirá toda la información se llamará CONSOLIDADO:

La estructura sería esta:

CONSOLIDAR HOJAS DE UN LIBRO CON UNA CONSULTA SQL DE UNION

Tal como podéis ver, cada una de las tablas tiene la misma estructura que la que muestro arriba. Un ID, Nombre, Estudios, Inglés, Vehículo, Provincia y Edad.

Antes de poner la macro, me gustaría volver a incidir en que es imprescindible que las tablas tengan las mismas columnas con los mismos nombres. Si esto no es así, la macro no funcionará.

Ahora sí, ya podéis pegar el siguiente código en un módulo estándar:

Sub CONSULTA_SQL_UNION()
'Definimos las variables
Dim Dataread As ADODB.Recordset, obSQL As String, Res As String
Dim cnn As ADODB.Connection, i As Integer, MiLibro As String
'Limpiamos hoja que consolida, CONSOLIDADO
Eliminar = Application.CountA(Worksheets("CONSOLIDADO").Range("A:A"))
If Eliminar > 0 Then Worksheets("CONSOLIDADO").Range("A1:GG" & Eliminar).ClearContents
'realizamos consulta SQL de UNION y no tenemos en cuenta los registros nulos
obSQL = "SELECT * FROM [TABLA1$] WHERE NOT [TABLA1$].[ID] IS NULL UNION " & _
"SELECT * FROM [TABLA2$] WHERE NOT [TABLA2$].[ID] IS NULL UNION " & _
"SELECT * FROM [TABLA3$] WHERE NOT [TABLA3$].[ID] IS NULL"
'Guardamos el nombre del libro activo
MiLibro = ActiveWorkbook.Name
'Realizamos la conexión ADO
Set cnn = New ADODB.Connection
With cnn
.Provider = "Microsoft.Jet.OLEDB.4.0"
.ConnectionString = "DATA SOURCE=" & Application.ActiveWorkbook.Path + "\" & MiLibro
.Properties("Extended Properties") = "Excel 8.0"
.Open
End With
'Procedemos a grababar los datos de la consulta
Set Dataread = New ADODB.Recordset
With Dataread
.Source = obSQL
.ActiveConnection = cnn
.CursorLocation = adUseClient
.CursorType = adOpenForwardOnly
.LockType = adLockReadOnly
.Open
End With
Do Until Dataread.EOF
Res = obRes & Dataread.Fields(0).Value & " " & Dataread.Fields(1).Value
Dataread.MoveFirst
'Copiamos los datos a la hoja CONSOLIDADO
With Worksheets("CONSOLIDADO").Select
Worksheets("CONSOLIDADO").Cells(2, 1).CopyFromRecordset Dataread
End With
'Grabamos los nombres de cada encabezado de columna
For i = 0 To Dataread.Fields.Count - 1
If IsDate(Dataread.Fields(i).Name) Then
dfecha = CDate(Dataread.Fields(i).Name)
Else
dfecha = Dataread.Fields(i).Name
End If
Worksheets("CONSOLIDADO").Cells(1, i + 1) = dfecha
Next
Loop
End Sub

Antes de ejecutar el código debéis verificar que tenéis la referencia: Microsoft ActiveX Data Object 2.8 Library. En este archivo no es necesario que la marquéis (ya la he marcado yo), pero si pegáis el códido en un libro nuevo, sí que la tendréis que marcar.

exportar-una-tabla-o-consulta-de-access-a-excel-con-ado2

El resultado de aplicar la macro es el siguiente:

CONSOLIDAR HOJAS DE UN LIBRO CON UNA CONSULTA SQL DE UNION1

Y ya tenemos los registros de las hojas especificadas en la hoja CONSOLIDADO. En este código si existen duplicados, es decir dos filas o más idénticas, importará solo uno, y también si existen elementos nulos (null) no los tendrá en cuenta. Si queremos que tuviese en cuenta los duplicados, es decir, que los importase, debemos poner “ALL” después de UNION, de esta forma estaremos especificando que unimos todo (incluidos duplicados):

obSQL = "SELECT * FROM [TABLA1$] WHERE NOT [TABLA1$].[ID] IS NULL UNION ALL " & _ "SELECT * FROM [TABLA2$] WHERE NOT [TABLA2$].[ID] IS NULL UNION ALL " & _
"SELECT * FROM [TABLA3$] WHERE NOT [TABLA3$].[ID] IS NULL"

Obviamente, sobre los nulos, no vamos a querer que se cuelen filas en blanco o con caracteres extraños, por eso resulta imprescindible incluir en la sentencia el famoso Not Is Null 🙂

Y esto ha sido todo, os dejo el archivo de ejemplo:

Descarga el archivo de ejemplo pulsando en: CONSOLIDAR HOJAS DE UN LIBRO CON UNA CONSULTA SQL DE UNIÓN

 

EXPORTAR UNA TABLA O CONSULTA DE ACCESS A EXCEL CON ADO

Hola a todos:

Aunque esta web está dedicada básicamente a Excel, hoy voy a trabajar un poco con Access. En muchas ocasiones, cuando combinamos ambos programas (Excel y Access) obtenemos grandes resultados. El tema de hoy trata precisamente de cómo podemos realizar un pequeño proceso en ADO para exportar una tabla o consulta que tenemos en Access (desde Access).

Sobre ADO hay bastantes ejemplos en esta web, pero en ninguno de ellos programo directamente en Access, hoy lo voy a hacer.

Utilizaremos un ejemplo simple, para ello tenemos una tabla en Access con los datos de los empleados de unos grandes almacenes (la base de datos que siempre pongo de ejemplo):

exportar-una-tabla-o-consulta-de-access-a-excel-con-ado

Esta tabla se denomina DATOS y nuestra intención es exportarla a Excel. Para ello vamos a utilizar la siguiente macro que pegaremos en el editor de VBA de Access:

Option Compare Database
Sub ExporExcel()
Dim APIExcel As Object
Dim AddLibro As Object
Dim AddHoja As Object
Dim nombreHoja As String
Dim i As Integer
Dim consulta As New ADODB.Recordset
'Creamos conexión y recorset
Set cnn = CurrentProject.Connection
consulta.Open "SELECT * FROM DATOS", cnn, adOpenForwardOnly, adLockReadOnly
'Damos nombre a la hoja con la que vamos a exportar los datos
nombreHoja = "DATOS"
'Creamos objeto excel y nuevo libro y no mostramos el archivo
Set APIExcel = CreateObject("Excel.Application")
Set AddLibro = APIExcel.Workbooks.Add
APIExcel.Visible = False
'Añadimos hoja al libro nuevo y nombramos pestaña
Set AddHoja = AddLibro.Worksheets(1)
If Len(nombreHoja) > 0 Then AddHoja.Name = Left(nombreHoja, 30)
'Traemos los datos de cabecera de la tabla Access y los pegamos en la hoja excel
columnas = consulta.Fields.Count
For i = 0 To columnas - 1
APIExcel.Cells(1, i + 1) = consulta.Fields(i).Name
Next i
'Pegamos los datos de la tabla en la nueva hoja
consulta.MoveFirst
AddHoja.Range("A2").CopyFromRecordset consulta
'Damos formato a las columnas, ajustando contenidos
With APIExcel.ActiveSheet.Cells
.Select
.EntireColumn.AutoFit
.Range("A1").Select
End With
'Mostramos la hoja
APIExcel.Visible = True
'cerramos los objetos de la consulta
consulta.Close
cnn.Close
End Sub

Antes de finalizar, os recuerdo la necesidad de marcar en las referencias la librería de ADO Activex Data Objects 2.8 Library, es importante que lo hagáis, de lo contrario, la macro no va a funcionar.

exportar-una-tabla-o-consulta-de-access-a-excel-con-ado2

Y ahora que tenemos la macro lista, podemos ejecutarla y veremos como la macro, crea un archivo Excel y pasa los datos de la consulta a una pestaña que va a renombrar con el nombre de DATOS.

En la propia macro ya os voy comentando qué es lo que hace cada línea de código, así que no quiero ser repetitivo, pero es interensate el uso de “CurrentProject.Connection” dado que nos ahorra todo el trabajo de definir la conexión.

El resultado de la macro es el siguiente:

exportar-una-tabla-o-consulta-de-access-a-excel-con-ado3

Y esto ha sido todo, espero que os resulte de interés y de utilidad 🙂

Os dejo el arhcivo en Google Drive (en WordPress no es posible subir archivos de Access).

Descarga el archivo de ejemplo pulsando en: EXPORTAR UNA TABLA O CONSULTA DE ACCESS A EXCEL CON ADO

LOGARSE CON EL NOMBRE DE USUARIO DEL EQUIPO PARA ACCEDER A EXCEL

Muy a menudo, cuando realizamos nuestros proyectos en Excel y no queremos que la información sea pública porque queremos restringirla a ciertos usuarios, solemos utilizar macros para confeccionar diálogos de contraseñas, por ejemplo para abrir un userform, en esta web ya tratamos este tema aquí.

Lógicamente, esto cobra especial importancia cuando trabajamos en red dado que nuestro archivo es accesible a un gran número de usuarios. Para solucionar esta problemática de seguridad, podemos recurrir a claves, que no siempre son la solución ideal, dado que se pueden compartir, o prestar, etc.  provocando que no sepamos realmente quien accede a nuestra información. O podemos utilizar el nombre del usuario activo en el equipo que se conecta para tener controlados los accesos.

¿Cómo lo hacemos?.  Es sencillo, teniendo en cuenta el siguiente código:

Set objNetwork = CreateObject("WScript.Network")
UserName = objNetwork.UserName

Con él podemos conocer el nombre del usuario que se encuentra activo en el equipo. Con este dato ya tenemos suficiente para crear nuestro sistema de seguridad. Aunque estoy seguro que con esta información ya la adaptaréis sin problema a vuestros equipos, por mi parte, voy a realizar un pequeño ejemplo para que veáis como se puede implementar.

Imaginad que tenemos un archivo en el que hemos desarrollado un programa realizado con formularios y lo colocamos en un directorio común al que solo queremos que accedan ciertos usuarios. En ese formulario (que lo vamos denominar como “INFORMACIÓN”), hemos colocado un textbox que cuando el usuario tenga permiso de acceso, mostrará que está conectado y se pondrá de color verde. En caso de que no lo esté no le mostrará nada, simplemente el “INFORMACIÓN” no se mostrará.

Vamos entonces a implementar un código que realice lo que hemos comentado. La macro que vamos utilizar es la siguiente:

Private Sub UserForm_Initialize()
Dim cnn As New ADODB.Connection
Dim recSet As New ADODB.Recordset
Dim strSQL As String
Dim objNetwork As Object
INFORMACION.TextBox1.BackColor = vbWhite
'OBTENEMOS EL NOMBRE DE USUARIO ACTIVO EN EL EQUIPO
Set objNetwork = CreateObject("WScript.Network")
UserName = objNetwork.UserName
'CONECTAMOS CON EL ARCHIVO QUE CONTIENE EL NOMBRE DE LOS USUARIOS
Set cnn = New ADODB.Connection
With cnn
.Provider = "Microsoft.ACE.OLEDB.12.0"
.ConnectionString = "DATA SOURCE= " & ThisWorkbook.Path & "\" & "LOGARSE_CON_EL_NOMBRE_DE_USUARIO_DEL_EQUIPO.xls"
.Properties("Extended Properties") = "Excel 12.0; HDR=YES"
.Open
End With
'CON UNA CONSULTA SQL COMPROBAMOS SI EXISTE EL USUARIO DEL EQUIPO EN NUESTRA BASE DE DATOS
strSQL = "SELECT [DATOS$].[USUARIO] " & _
"FROM [DATOS$] " & _
"WHERE[DATOS$].[USUARIO] = " & " '" & UserName & "'"
recSet.Open strSQL, cnn
strTexto = recSet![Usuario]
'SI EXISTE, EXTRAEMOS EL NOMBRE Y ES IGUAL AL DEL EQUIPO, MOSTRAMOS EN EL FORM MENSAJE DE CONECTADO
'SI NO EXISTE, EL MODULO ThisWorkBook controlará el error.
With INFORMACION
If UserName = strTexto Then
.TextBox1.Value = "USUARIO: (" & UCase(UserName) & ") ESTÁ CONECTADO"
.TextBox1.BackColor = vbGreen
End If
End With
'DESCONECTAMOS
recSet.Close: Set recSet = Nothing
cnn.Close: Set cnn = Nothing
End Sub

Este código lo colocaremos en el userform, en el evento “Initialize”, de forma que se ejecutará cuando “INFORMACIÓN” se muestre.

Como podéis ver, en la macro nos estamos conectando y realizando una consulta SQL a otra hoja para comprobar qué usuario actual está en nuestra base de datos. En este caso he utilizado el mismo archivo, pero lo lógico es conectarse a otro archivo diferente que contenga esta base de datos o incluso también a un base de datos en Access en otro directorio. Pero como ejemplo nos sirve.

Aquí nos conectamos a nuestro propio archivo, y consultamos los datos que se encuentran en la hoja denominada “DATOS”, donde está el listado de usuarios permitidos. Automáticamente, si todo es correcto, “INFORMACIÓN” se mostrará y aparecerá el textbox en verde con el nombre de usuario concectado.

En caso de que no exista, el sistema mostrará un error y no se abrirá nada. Pero para controlar el error y mostrar un cuadro de diálogo que diga, por ejemplo: “EXISTE UN PROBLEMA CON SU USUARIO”. Vamos a incluir este código en el módulo ThisWorkBook, en el evento Workbook_Open :

Private Sub Workbook_Open()
'Si en el momento de mostrar el formulario INFORMACION
'aparece el error 3021 (no encuentra el usuario, o no es correcto)
'INFORMACIÓN no se abrirá y mostraremos un MsgBox advirtiendo del motivo
On Error GoTo Usuario
INFORMACION.Show
Usuario:
If Err.Number = "3021" Then MsgBox ("EXISTE UN PROBLEMA CON SU USUARIO"), vbExclamation, "CONTROL USUARIOS"
End Sub

Una vez hayáis implementado todos pasos, y si vuestro usuario coincide con el que consta en la base de datos, el userform se abrirá y mostrará esta información:

LOGARSE CON EL NOMBRE DE USUARIO DEL EQUIPO PARA ACCEDER A EXCEL

Y este sistema lo podéis implementar en un sinfín de situaciones y según vuestras necesidades. Es interesante porque mantenemos el control de nuestras aplicaciones desde otro lugar, sin necesidad de entregar claves ni proteger la información, simplemente damos o no acceso.

Descarga el archivo de ejemplo pulsando en: LOGARSE CON EL NOMBRE DE USUARIO DEL EQUIPO PARA ACCEDER A EXCEL

 

COMBOBOX DEPENDIENTES EN USERFORM CON SQL

ISuele ser una consulta recurrente en Excel el tema de los combobox dependientes, y es que para algunas aplicaciones o proyectos donde el usuario ha de seleccionar ciertos ítems con dependencia entre ellos, el uso de los combos dependientes es realmente útil.

Se pueden realizar combos dependientes de diversas formas, pero siempre vamos a tener que usar VBA, (al contrario de Access, donde esta posibilidad está incluida en los formularios). Esta vez, además de hacerlo a través de VBA vamos a implementar el ejercicio con ADO y SQL para obtener el mismo resultado.

Este ejemplo voy a realizarlo en un userform, pero también os dejaré el ejemplo en una hoja Excel. Los que leéis esta web habitualmente ya sabéis que si vamos a usar ADO, debemos habilitar en nuestro editor VBA las siguientes referencias:

COMBOBOX DEPENDIENTES EN USERFORM CON SQL

Ahora ya podemos comenzar con el post. Utilizaremos para este ejemplo la base de datos habitual de los grandes almacenes, pero utilizamos los siguientes campos:

COMBOBOX DEPENDIENTES EN USERFORM CON SQL1

Una vez que tenemos estos datos y los campos que vamos a mostrar en los combos (en este caso serán 4), ya podemos ir a VBA e insertar los combobox:

COMBOBOX DEPENDIENTES EN USERFORM CON SQL2

Teniendo en cuenta que el userform lo he denominado “DEPENDIENTES”, debéis pegar en código del userform, la siguiente macro:

Private Sub UserForm_Initialize()
Dim Dataread As ADODB.Recordset, sSQL As String, cnn As ADODB.Connection
'Llamamos a función Abre_Cnn para conectarnos con la base de datos
Set cnn = Abre_Cnn
With DEPENDIENTES
'Realizamos consulta sql para seleccionar con datos agrupados todos los departamentos,
'incluimos is not null, por si en la hoja excel tenemos al final de la base de datos registros en blanco.
sSQL = "SELECT [DATOS$].[SECCION] FROM [DATOS$] WHERE [DATOS$].[SECCION] Is NOT Null " & _
"GROUP BY [DATOS$].[SECCION]"
'limpiamos combobox1
.ComboBox1.Clear
Set Dataread = Recset(sSQL, cnn)
'Con un bucle do cargamos desde el recordset los datos de sección en el combo1
Do Until Dataread.EOF
DEPENDIENTES.ComboBox1.AddItem Dataread("SECCION")
Dataread.MoveNext
Loop
End With
'Desconectamos
Dataread.Close: Set Dataread = Nothing
cnn.Close: Set cnn = Nothing
End Sub

Esta primera macro se inicia cuando el userform se inicializa, básicamente lo que hace es cargar el Combobox1 con los datos de “Sección” y agrupados (registros únicos). Le he incluido un “is not null”, por si al final de la base de datos existiesen registros nulos o en blanco que ocasionen un error de carga.

Pero si os habéis fijado, en la macro he incluido dos “set” llamando a dos funciones: Abre_Cnn y Recset(sSQL, cnn)

Estas dos funciones declaradas publicas, son necesarias para la conexión con la base de datos y con el recordset que grabará información de cada consulta. De esta forma nos evitamos tener que escribir en cada macro el mismo código para conectar y grabar, y simplemente cuando lo necesitemos, invocamos las funciones.

Son estas y también se deben incluir en código del formulario:

Public Function Abre_Cnn() As ADODB.Connection
'Con esta función realizamos la conección con la base de datos
Dim cnn As New ADODB.Connection
Dim bBien As Boolean
bBien = True
On Error GoTo ControlaError
Set cnn = New ADODB.Connection
With cnn
.Provider = "Microsoft.ACE.OLEDB.12.0"
.ConnectionString = "DATA SOURCE= " & ThisWorkbook.Path & "\" & "COMBOBOXUSERFORM.xls"
.Properties("Extended Properties") = "Excel 12.0; HDR=YES"
.Open
End With
SALIR:
Set Abre_Cnn = cnn
Exit Function
ControlaError:
bBien = False
Resume SALIR
End Function

Es importante que tengáis en cuenta que la fuente de datos siempre ha de tener la referencia del archivo donde se encuentran los datos y también podéis especificar una ubicación en otra carpeta, en este caso, es el archivo en uso, es decir, el actual:  “DATA SOURCE= ” & ThisWorkbook.Path & “\” & “COMBOBOXUSERFORM.xls”

Public Function Recset(ByVal sSQL As String, ByRef cnn As ADODB.Connection) As ADODB.Recordset
'Con esta función utilizamos el recordset para grabar la información que cargará cada combo
Dim Dataread As New ADODB.Recordset
Dim bBien As Boolean
bBien = True
On Error GoTo ControlaError
With Dataread
.Source = sSQL
.ActiveConnection = cnn
.CursorLocation = adUseClient
.CursorType = adOpenForwardOnly
.LockType = adLockReadOnly
.Open
End With
SALIR:
Set Recset = Dataread
Exit Function
ControlaError:
bBien = False
Resume SALIR
End Function

Ahora que tenemos cargado el combobox1, debemos ir cargando el resto de combos y que vayan haciendo referencia al combo anterior de forma que sean así dependientes. En el código de cada combo debéis insertar cada una de estas macros:

En el Combobox1:

Private Sub ComboBox1_Change()
Dim Dataread As ADODB.Recordset, sSQL As String, cnn As ADODB.Connection
'Llamamos a función Abre_Cnn para conectarnos con la base de datos
Set cnn = Abre_Cnn
With DEPENDIENTES
vSeccion = .ComboBox1.Value
'realizamos consulta seleccionando los estudios filtrados según la seccion a la que pertenecen
sSQL = "SELECT [DATOS$].[ESTUDIOS] FROM [DATOS$]" & _
"WHERE [DATOS$].[ESTUDIOS] AND [DATOS$].[SECCION]='" & vSeccion & "' " & _
"GROUP BY [DATOS$].[ESTUDIOS]"
Set Dataread = Recset(sSQL, cnn)
'limpiamos resto de combos
.ComboBox2.Clear
.ComboBox3.Clear
.ComboBox4.Clear
'cargamos el resultado de la consulta en el combo2 con el recordset
Do Until Dataread.EOF
.ComboBox2.AddItem Dataread("ESTUDIOS")
Dataread.MoveNext
Loop
End With
Dataread.Close: Set Dataread = Nothing
cnn.Close: Set cnn = Nothing
End Sub

En el Combobox2:

Private Sub ComboBox2_Change()
Dim Dataread As ADODB.Recordset, sSQL As String, cnn As ADODB.Connection
'Llamamos a función Abre_Cnn para conectarnos con la base de datos
Set cnn = Abre_Cnn
With DEPENDIENTES
vSeccion = .ComboBox1.Value
vEstudios = .ComboBox2.Value
'realizamos consulta seleccionando el idioma filtrado según la seccion a la que pertenecen y los estudios que poseen
sSQL = "SELECT [DATOS$].[IDIOMA] FROM [DATOS$] WHERE" & _
"[DATOS$].[IDIOMA] AND [DATOS$].[ESTUDIOS]='" & vEstudios & "' AND [DATOS$].[SECCION]='" & vSeccion & "' " & _
"GROUP BY [DATOS$].[IDIOMA]"
Set Dataread = Recset(sSQL, cnn)
.ComboBox3.Clear
.ComboBox4.Clear
'cargamos el resultado de la consulta en el combo3 con el recordset
Do Until Dataread.EOF
.ComboBox3.AddItem Dataread("IDIOMA")
Dataread.MoveNext
Loop
End With
Dataread.Close: Set Dataread = Nothing
cnn.Close: Set cnn = Nothing
End Sub

En el Combobox3

Private Sub ComboBox3_Change()
Dim Dataread As ADODB.Recordset, sSQL As String, cnn As ADODB.Connection
Set cnn = Abre_Cnn
With DEPENDIENTES
vSeccion = .ComboBox1.Value
vEstudios = .ComboBox2.Value
vIdioma = .ComboBox3.Value
'realizamos consulta seleccionando la persona filtrada según la seccion a la que pertenecen y los estudios que poseen y los idiomas
sSQL = "SELECT [DATOS$].[NOMBRE COMPLETO] FROM [DATOS$]" & _
"WHERE [DATOS$].[IDIOMA] AND [DATOS$].[ESTUDIOS]='" & vEstudios & "' AND [DATOS$].[SECCION]='" & vSeccion & "' AND [DATOS$].[IDIOMA]='" & vIdioma & "' " & _
"GROUP BY [DATOS$].[NOMBRE COMPLETO]"
Set Dataread = Recset(sSQL, cnn)
.ComboBox4.Clear
'cargamos el resultado de la consulta en el combo4 con el recordset
Do Until Dataread.EOF
.ComboBox4.AddItem Dataread("NOMBRE COMPLETO")
Dataread.MoveNext
Loop
End With
Dataread.Close: Set Dataread = Nothing
cnn.Close: Set cnn = Nothing
End Sub

Ni que decir tiene que para adaptar estas macros a vuestros proyectos es necesario que tengáis en cuenta el nombres de los campos y la sintaxis SQL.

Finalmente tendréis los cuatro combos dependientes los unos de los otros, y quedaría así.

COMBOBOX DEPENDIENTES EN USERFORM CON SQL3

Este trabajo también se puede hacer en VBA sin incluir SQL ni ADO, pero me ha parecido muy interesante desarrollarlo con de esta forma.

Adicionalmente os dejo otro archivo pero sin el userform, donde he insertado directamente los combobox en la hoja Excel. Existen algunas modificaciones, la macro se inicializa con un evento “Activate” en la hoja “COMBOS”, para cargar el primer Combobox. La diferencia entre uno y otro archivo es que en uno hacemos referencia al userform y en el otro a la hoja.

Sobre el archivo que contiene los combos en la hoja Excel, os comento que tiene una pequeña macro en ThisWorkbook, para que antes de cerrar no guarde los cambios (esto es porque el evento de activar la hoja y subir los datos a los combos, hacen que aunque no hagáis nada en la hoja, cuando la cerráis siempre os solicite guardar o no cambios.

ThisWorkbook.Saved = True
Application.Quit
End Sub

Si no la necesitáis, solo tenéis que borrarla, a vuestro gusto 🙂

Os dejo los dos archivos y si tenéis dudas, ya sabéis, me lo comentáis.

Ahora, como siempre, os dejo los dos archivos 🙂  espero que os sean de utilidad.

Descarga el archivo de ejemplo pulsando en: COMBOBOX EN USERFORM

Descarga el archivo de ejemplo pulsando en: COMBOBOX EN HOJA

 

REALIZAR CONSULTA SQL DESDE VBA EN EXCEL, HACER UNA CONSULTA DE ACCESS EN EXCEL

Hola a todos,

¿Qué tal estáis?, espero que bien 🙂  Si recordáis en el anterior post comenté que en la próxima entrada mostraría un ejemplo de como podemos utilizar una consulta sql en excel, o lo que es muy parecido, como replicar una consulta que hemos hecho utilizando Access pero en Excel. Pues bien, hoy es lo que vamos a ver.

Lo primero que voy a hacer es realizar la consulta en Access y luego replicarla en Excel, de forma que se pueda ver claramente el proceso y la comparación. Imaginemos que estamos trabajando para una empresa que vende jamones … nos llamamos La Pata Negra, S.L. y resulta que somos los encargados de seleccionar dentro de la plantilla de la empresa a un nuevo comercial para que venda nuestros productos.

Como es habitual, el jefe nos entrega una relación de empleados (que tiene desde hace tiempo y no está actualizada, es decir, hay empleados que ya no están y hay otros nuevos que no tiene, a esta tabla vamos a llamarla “Listado”. Por otro lado hemos conseguido que desde el departamento de personal nos envíen un archivo con la información actualizada de los empleados así como una serie de datos, a esta tabla vamos a llamarla “Datos”.

Nuestro trabajo va a ser sencillo, como en la primera tabla sabemos que algunos empleados pueden ya no estar y en la segunda sabemos que están todos, debemos cruzar los datos y obtener detalle de los empleados antiguos (que puedan seguir en la empresa) y los nuevos.

Estas serían las tablas:CONSULTAS_SQL_1

y la consulta a realizar (muy básica), sería la siguiente: necesitamos buscar aquellos empleados que estén en la tabla “Datos” y que además coincidan con los que están en la tabla “Listado” de forma que vamos a obtener los empleados antiguos que siguen en la actualidad y también los nuevos. Pero además queremos que busque aquellos que tengan estudios de “MASTER“, que vivan en “MADRID” y que tengan menos de “30” años.

En Access la consulta sería esta, SIEMPRE uniendo por el campo IDENTIFICADOR, que es un registro único para cada empleado:
CONSULTAS_SQL_2

 

Donde además queremos que nos muestre información de “INGLÉS” y si posee “VEHICULO”. Una vez ejecutada la consulta nos ofrece a cuatro candidatos que poseen los requisitos que hemos definido previamente:
CONSULTAS_SQL_3

Ahora solo faltaría tomar una decisión de a quién seleccionar en base a criterios que ya no serían tema este blog 🙂

EN EXCEL

Pues ahora esto mismo lo voy a realizar en Excel. Para ello debemos contar con las dos tablas de referencia, “DATOS” y “LISTADO” que vamos importar a Excel, cada una en una hoja y agregamos una tercera que vamos a llamar “RESULTADO”, que es donde mostremos el resultado de la consulta:CONSULTAS_SQL_4

Antes de continuar y mostrar el código que voy a utilizar, os comento que es necesario que actualicéis referencias en el libro de Excel, en concreto debéis marcar las siguiente para que la conexión de ADO funcione correctamente. Esto lo tenéis que hacer entrando en el editor de Visual pinchar en Herramientas y luego en Referencias. Y una vez que se abra el cuadro para elegir las referencias, marcáis las siguientes. (las referencias se quedan en el libro, por lo que en este archivo no hace falta que las marquéis, pero sí será necesario en un nuevo libro).

CONSULTAS_SQL_5
Ahora que tenemos la hoja preparada para el código, lo voy a poner completo para luego comentarlo:

Código  completo:
Public Sub CONSULTA_SQL()
'Definimos las variables y creamos los
Dim Dataread As ADODB.Recordset, obSQL As String, Res As String
Dim cnn As ADODB.Connection
'Cada vez que ejecutemos la consulta borramos los datos de la consulta anterior en la hoja resultado_
'si se produce un error por estar la hoja vacía, saltamos directamente al proceso de consulta a través de la etiqueta control_e
On Error GoTo control_e
LIMPIARDATOS = Application.CountA(Worksheets("RESULTADO").Range("a:a"))
Worksheets("RESULTADO").Range("A1:G" & LIMPIARDATOS).ClearContents
Worksheets("RESULTADO").Select
With Selection.Interior
.Pattern = xlNone
.TintAndShade = 0
.PatternTintAndShade = 0
End With
control_e:
'indicamos los parámetros de la consulta SQL
obSQL = "SELECT [DATOS$].[IDENTIFICADOR], [DATOS$].[NOMBRE], [DATOS$].[ESTUDIOS] , [DATOS$].[INGLES],[DATOS$].[VEHICULO],[DATOS$].[PROVINCIA],[DATOS$].[EDAD]" & _
"FROM [LISTADO$] RIGHT JOIN [DATOS$] ON [LISTADO$].[IDENTIFICADOR] = [DATOS$].[IDENTIFICADOR]" & _
"WHERE((([DATOS$].[ESTUDIOS]) ='MASTER') AND (([DATOS$].[PROVINCIA]) ='MADRID') AND (([DATOS$].[EDAD]) <30))"
'Creamos la conexión ADO
Set cnn = New ADODB.Connection
With cnn
.Provider = "Microsoft.Jet.OLEDB.4.0"
.ConnectionString = "DATA SOURCE=" & Application.ActiveWorkbook.Path + "\CONSULTA_SQL_EN_EXCEL.xls"
.Properties("Extended Properties") = "Excel 8.0"
.Open
End With
'Procedemos a grabar los datos de la consulta creando el objeto recordset
Set Dataread = New ADODB.Recordset
With Dataread
.Source = obSQL
.ActiveConnection = cnn
.CursorLocation = adUseClient
.CursorType = adOpenForwardOnly
.LockType = adLockReadOnly
.Open
End With
Do Until Dataread.EOF
Res = obRes & Dataread.Fields(0).Value & " " & Dataread.Fields(1).Value
Dataread.MoveFirst
'Copiamos los datos a la hoja RESULTADO
With Worksheets("RESULTADO").Select
Worksheets("RESULTADO").Cells(2, 1).CopyFromRecordset Dataread
End With
'Grabamos los nombres de cada encabezado de columna
With Worksheets("RESULTADO")
.Range("a1") = ("IDENTIFICADOR")
.Range("B1") = ("NOMBRE")
.Range("C1") = ("ESTUDIOS")
.Range("D1") = ("INGLES")
.Range("E1") = ("VEHICULO")
.Range("F1") = ("PROVINCIA")
.Range("G1") = ("EDAD")
End With
'Pintamos de rojo Los encabezados
With Worksheets("RESULTADO")
.Range("A1").Interior.Color = vbRed
.Range("B1").Interior.Color = vbRed
.Range("C1").Interior.Color = vbRed
.Range("D1").Interior.Color = vbRed
.Range("E1").Interior.Color = vbRed
.Range("F1").Interior.Color = vbRed
.Range("G1").Interior.Color = vbRed
End With
Loop
End Sub

Como podéis ver, básicamente lo que hacemos es realizar una consulta ADO entre ambas hojas para conseguir el resultado indicado.

La consulta SQL es muy parecida a la que se realiza desde Access:
obSQL = "SELECT [DATOS$].[IDENTIFICADOR], [DATOS$].[NOMBRE], [DATOS$].[ESTUDIOS] , [DATOS$].[INGLES],[DATOS$].[VEHICULO],[DATOS$].[PROVINCIA],[DATOS$].[EDAD]" & _
"FROM [LISTADO$] RIGHT JOIN [DATOS$] ON [LISTADO$].[IDENTIFICADOR] = [DATOS$].[IDENTIFICADOR]" & _
"WHERE((([DATOS$].[ESTUDIOS]) ='MASTER') AND (([DATOS$].[PROVINCIA]) ='MADRID') AND (([DATOS$].[EDAD]) <30))"

Ahora la vamos a comentar, primero determinamos aquellos campos que necesitamos que sean visibles:
"SELECT [DATOS$].[IDENTIFICADOR], [DATOS$].[NOMBRE], [DATOS$].[ESTUDIOS] , [DATOS$].[INGLES],[DATOS$].[VEHICULO],[DATOS$].[PROVINCIA],[DATOS$].[EDAD]"

Luego indicamos a partir de qué tablas y que relación de consulta vamos a realizar. En este caso queremos saber todos aquellos que se encuentran en la tabla Datos y los que tienen el mismo identificador en la tabla “Listado”. Es decir la opción tres que se expresa en la consulta de Access:

CONSULTAS_SQL_6

Para ello escribimos RIGHT JOIN * y unimos las tablas por el campo [IDENTIFICADOR], así:
"FROM [LISTADO$] RIGHT JOIN [DATOS$] ON [LISTADO$].[IDENTIFICADOR] = [DATOS$].[IDENTIFICADOR]"

(*) Los otros dos tipos de consulta son LEFT JOIN (Opción 2) o INNER JOIN (Opción 3).

El siguiente paso es indicar que queremos que sus estudios sean MASTER, que sean de MADRID y que tengan menos de 30 años:
"WHERE((([DATOS$].[ESTUDIOS]) ='MASTER') AND (([DATOS$].[PROVINCIA]) ='MADRID') AND (([DATOS$].[EDAD]) <30))"

El resto de la macro lo que hace es grabar la consulta en un recordset y devolver el resultado con los parámetros indicados en la hoja RESULTADO. He incluido un control para errores cuando al ejecutar la macro y limpiemos los datos de la consulta, que siempre debería existir algún contenido, en caso de no tener contenido, no se produzca un error.

El resultado sería el siguiente, ¿os resulta familiar?
CONSULTAS_SQL_7

Efectivamente, es el mismo resultado que utilizando Access.

Casi se me olvida, la fuente de los datos que se indica en el código (en rojo) ha de hacer referencia (ser el mismo) al nombre de nuestro archivo Excel.
.ConnectionString = “DATA SOURCE=” & Application.ActiveWorkbook.Path + “\CONSULTA_SQL_EN_EXCEL.xls

Importante: si vinculáis la hoja con otro archivo y es diferente de .xls debéis modificar en la conexión los siguientes elementos:

.Provider = "Microsoft.ACE.OLEDB.12.0"
.Properties("Extended Properties") = "Excel 12.0; HDR=YES"

Como siempre os dejo el ejemplo para que probéis con un caso práctico, os he añadido un botón para ejecutar la macro en la hoja LISTADO.

Descarga el archivo de ejemplo pulsando en: CONSULTA_SQL_EN_EXCEL