por Hola a todos!.
Cuando trabajamos en nuestros proyectos de Power Apps en Dataverse, llega un momento en el que tenemos que actualizar la información de nuestras tablas. Para ello, podrías realizar la siguiente secuencia: un flujo que borre nuestra tabla y otro flujo que la vuelva a cargar en el sistema.
Pero existe otra forma de hacerlo, mucho más eficiente y sin riesgos operativos (me refiero a que el flujo se pare por un error o por haber superado cuota asignada según plan, etc).
La forma de hacerlo es con DataFlows, ¿qué son Dataflows? son una funcionalidad clave dentro de Microsoft Power Platform, especialmente en Power BI y Power Apps, que permite preparar, transformar y cargar datos de forma ETL (Extract, Transform, Load) mediante una interfaz visual sin necesidad de escribir código.
Concretamente, Un dataflow es un proceso que se encarga de:
Cargarlos en una ubicación destino, como Dataverse o el propio Power BI
Extraer datos desde una o varias fuentes (Excel, SQL, Dataverse, APIs, etc.)
Transformarlos usando Power Query (el mismo lenguaje M usado en Excel y Power BI)
Es decir, hace todo lo que necesitamos e incluso podría realizar transformaciones para adaptar o mejorar nuestros datos. Pero vamos por partes, imaginad que tenemos un archivo Excel con la plantilla de unos grandes almacenes, unos datos que se depositan en una carpeta de OneDrive cada cierto tiempo.
El archivo sería este:
Y el primer paso sería crear la tabla en Dataverse:
En el paso justo de subir la tabla debemos tener en cuenta que el primer campo va a ser el campo clave y que, aunque en todas las tablas existe un campo con un identificador único por registro, lo cierto es que en este caso, ya contamos con un ID de empleado. Entonces vamos a seleccionar el tipo de columna como texto:
y además editamos la tabla y asignamos el campo ID como Clave principal:
Lo denominaré miGUID
Y procedemos a guardar la tabla.
Una vez que ya la tenemos, a continuación, vamos a crear el DataFlow y vamos a aprovechar para actualizar y modificar la tabla.
Los datos que he modificado han sido, crear un nuevo ID: 199
Y en el registro 178, poner segundo idioma el chino.
Y ahora seguimos creando el flujo, entramos en Flujo de datos y nombramos nuestro flujo: ACTUALIZAR_DATOS_PLANTILLA_GA
Una vez que creamos el flujo nos va a pedir que indiquemos la fuente de datos: En mi ejemplo, será un archivo alojado en una carpeta de OneDrive, pero podrían ser multitud de fuentes de datos:
En el siguiente paso, vamos a abrir Power Query:
En el campo ID que hemos seleccionado para que sea nuestro GUID, debe ser de tipo texto, así que lo modifico en Query para que lo haga siempre que se procese el archivo.
A continuación debemos indicar qué queremos hacer, pasar el archivo de carga a una hoja nueva, no hacer nada o cargar la info en una tabla existente. En nuestro caso vamos a actualizar la tabla de dataverse que hemos creado al principio del post:
En el siguiente paso, y aquí es lo importante, debemos elegir cómo queremos la actualización, anexamos (es decir añadimos registros a la tabla existente, o combinamos (actualizando con los nuevos datos que subamos con cada actualización de la tabla).
Vamos a seleccionar la opción de Combinar y marcamos la opción, «Eliminar las filas que ya no existan en la salida de la consulta», así si en el nuevo archivo no está alguno de los ID de la base anterior, será una baja y por lo tanto se eliminará en la nueva tabla que se actualice.
Y como hemos marcado Combinar, debemos indicar una clave principal, que es la que hemos marcado anteriormente: «miGUID».
De esta forma podremos actualizar la tabla perfectamente. Y pulsamos «Publicar»:
Donde el flujo ya se ha creado y se actualizará con los datos de la tabla que hemos colocado en nuestra carpeta de OneDrive:
Esta es la tabla de Dataverse exportada a Excel para verificar si ha actualizado los datos correctamente. Y como podemos comprobar, (en rojo) aparecen los datos correctamente marcados:
Y hasta aquí ya tendríamos el DataFlow listo. Pero quedaría un último paso que sería el de programar la actualización de la tabla de la plantilla de los grandes almacenes. Para ello, pulsamos en los tres botones en nuestro flujo (ver imagen) y seleccionamos: «Editar configuración de actualización».
Y podremos indicar el periodo que vayamos a necesitar. Por ejemplo una vez cada día a las 7.30 de la mañana.
Y esto es todo. Lamento que haya sido un post tan extenso, pero es que son necesarias muchas capturas de pantalla.
Notas importantes:
– He utilizado el campo ID de mi base de datos como clave principal en el Dataflow, ya que la clave primaria real de Dataverse no está presente en mi origen de datos. De este modo, puedo realizar actualizaciones de registros de forma correcta.
– Si hubiésemos elegido Anexar en lugar de Combinar, no haría falta definir la clave, pero solo se añadirían registros nuevos sin actualizar ni eliminar los existentes.
– Esta opción (Anexar) es útil cuando queremos hacer un acumulado histórico, no una sincronización.
Usar Dataflows para actualizar tablas en Dataverse es mucho más eficiente, seguro y profesional que borrar y volver a cargar manualmente. Además, nos abre la puerta a escenarios más complejos: limpieza de datos, integración con varias fuentes, programaciones automáticas, y más.
Espero que sea de utilidad.
