AUTOMATIZA LA GESTIÓN DE FACTURAS CON POWER AUTOMATE, IA BUILDER Y EXCEL

Hola a todos!

En el último post os comentaba como podíamos utilizar los modelos de IA para extraer información de nuestras facturas y gestionar así más fácilmente nuestro negocio.

Pues bien, aprovechando que he estado ayudando a un colega de LinkedIn y usuario mi web a implantar el proceso para un proyecto más amplio y os mostraré un ejemplo básico del proceso.

El funcional será: una vez que recibo un correo con elementos adjuntos, obtengo el archivo o los archivos y los voy procesando uno por uno, de forma que los voy guardando en una ubicación temporal, extraigo los datos y los guardo en un Excel. Una vez que paso los datos al Excel, creo una carpeta en la que almacenaré los datos según el remitente y en el paso final, procedo a eliminar los datos del archivo temporal.

Por lo tanto, los primeros pasos serán crear las siguientes carpetas en una ubicación de OneDrive. En mi ejemplo la carpeta principal será FACTURAS_CLIENTES y dentro de esta crearemos otra que se llamará TEMP para descargar aquí los archivos adjuntos temporalmente. Y un Excel con los campos que vamos a extraer de cada factura:

El archivo Excel lo llamaré FACTURAS:

Es importante que el Excel tenga formato de tabla para que se pueda utilizar en flujo de Automate.

Una vez que hemos creado todos estos elementos, ya podemos armar el flujo:

El primer paso será crear el disparador del flujo y e inicializar una variable para crear el nombre de la carpeta. El disparador será la acción de Outlook: Cuando llega un nuevo correo electrónico (V3)

El siguiente paso será crear un bucle «Aplicar a cada uno» en el que vamos a procesar cada uno de los adjuntos del correo que recibamos:

Y ahora vamos a analizar cada elemento dentro del bucle. La primera acción es Obtener datos adjuntos. En realidad esta acción es la crea el bucle, una vez la hayáis seleccionado se creará el bucle automáticamente si no lo habéis creado antes. Y se añaden como Contenido Dinámico el identificador del mensaje y el Id del archivo adjunto:

El siguiente paso será, crear el archivo en la carpeta TEMP que hemos creado al principio. Añadimos también contenido dinámico como el Nombre del archivo los Bytes de contenido, que provienen de la acción anterior:

La siguiente acción es incluir el modelo de IA, «Extraer información de facturas» con el archivo de la factura y que es también contenido dinámico y seleccionaremos contentBytes:

A continuación pasamos los datos de cada factura al archivo Excel utilizando la acción Agregar una fila a una tabla. Por eso es importante que hayamos creado una tabla. En este ejemplo la tabla se llama FacturasProcesadas. Y vamos a añadir cada elemento a los campos del Excel. La fecha del Correo y el remitente lo vamos a extraer de Outlook, el nombre del archivo de la acción «Crear archivo» y el resto del modelo IA:

Los siguientes tres pasos, son establecer la variable que habíamos inicializado al principio y obtener el nombre del archivo. Aquí tenemos que incluir una función en Expresión en Fx para limpiar de caracteres incompatibles el nombre de la carpeta:

replace(
  replace(
    replace(
      split(triggerOutputs()?['body/from'], '@')[0],
      '/',
      '-'
    ),
    '\\',
    '-'
  ),
  ':',
  '-'
)

Acto seguido crear el archivo dentro de FACTURAS_CLIENTES y con la salida de la variable anterior. y Además el nombre del archivo y el contenido.

Y el paso final es borrar el contenido de TEMP y dejarlo vacío porque ya hemos procesado los adjunto y los hemos archivado correctamente. Aquí debemos añadir el identificador de «Crear un archivo» ojo, sin el 2, es la primera acción.

Y con esto tendríamos nuestro proceso complemente montado. Obviamente podéis especificar condiciones al inicio para que solo gestione determinados remitentes, etc o añadir simultaneidad en el bucle para que gestione más archivos. Espero que sea de utilidad.