Desde Excel podemos interactuar con Access, de hecho, podemos agregar nuevos registros, actualizarlos o eliminarlos. La forma de hacerlo es mediante ADO y trabajando con SQL o con Recordset.

Hace unos meses publiqué una entrada titulada: EXPORTAR DATOS DE EXCEL A ACCESS MEDIANTE ADO. Aquí hago referencia a posibilidad exportar una tabla de Excel a Access, pero no especificando nuevos registros, sino especificando nueva tabla, es decir, lo que hago realmente es crear una tabla de Access desde Excel (en bloque) y luego en el momento de actualizarla, borro la tabla de la base de datos de Access y vuelvo a transferir la de Excel (completa).

Sin embargo, hoy lo haremos de otra forma y nos centraremos en la posibilidad de insertar los nuevos registros especificándolos desde una hoja Excel.

Antes de comenzar, una aclaración, como todos sabéis cuando creamos nuestras bases de datos en Access o importamos tablas, existe la opción de permitir que Access agregue una clave principal:

AÑADIR REGISTROS EN ACCESS DESDE EXCEL CON VBA1

Para este ejemplo lo haremos de esta forma, permitiendo que Access agregue un ID a cada registro, más adelante os explicaré la importancia de hacerlo de esta forma.

Ahora que hemos creado (en este caso importado la tabla de Excel) nos encontramos con una base de datos de 198 registros (que se corresponden con los empleados de unos grandes almacenes):

AÑADIR REGISTROS EN ACCESS DESDE EXCEL CON VBA

Pues bien, imaginad que queremos incluir a 3 empleados en la tabla, para ello abrimos nuestra hoja Excel y detallamos los empleados y campos que queremos incluir:

AÑADIR REGISTROS EN ACCESS DESDE EXCEL CON VBA2

Como podéis observar hemos incluido a los tres empleados y hemos añadido los ID’s que le corresponden a cada uno de ellos. Ahora incluimos esta macro en un módulo estándar:

Sub InsertAccess()
Dim conAccess As ADODB.Connection
Dim Origen As String, Destino As String
Dim conExcel As String, obSQL As String
'Definimos las tablas de Access y Excel con las que vamos a trabajar
Destino = "[TRABAJADORES]"
Origen = "[EMPLEADOS$]"
'Cadena de conexión a nuestro archivo de Excel
conExcel = "[Excel 8.0;HDR=Yes;DATABASE=F:\COMPAÑIA.xls]." & Origen
'Sentencia SQL para incluir nuevos registros no repeditos
obSQL = "INSERT INTO " & Destino & " SELECT * FROM " & conExcel
'Cadena de conexión Access
Set conAccess = New ADODB.Connection
With conAccess
.ConnectionString = "Provider=Microsoft.ACE.OLEDB.12.0;" & "Data Source=F:\EMPRESA.accdb;"
.Open
.Execute obSQL
.Close
End With
End Sub

En la macro debéis especificar la ruta de ambos archivos (Excel y Access) en vuestro equipo y otorgar nombre a cada una de las tablas. (En la macro lo indico en las líneas comentadas)

Una vez que ejecutéis el proceso, la macro incluirá los tres empleados en la base de Access:

AÑADIR REGISTROS EN ACCESS DESDE EXCEL CON VBA3

La importancia de dejar que Access cree una clave principal (Id) es que si intentamos incluir algún nuevo registro con un Id repetido, la macro mostrará un error y no cargará los datos. Así evitamos tener registros duplicados.

Si no queremos este control y deseamos introducir registros que puedan ser o estar duplicados, simplemente debemos elegir “sin clave principal”.

Por otra parte, y después de haber recibido alguna consulta relacionada, si los registros que queremos añadir no son nuevos, sino que tenemos registros que se pueden repetir con los que ya tenemos en la base de datos de Access, entonces podremos indicar en la macro que a la hora de pasar nuestros datos a Access, si ya existen, no los importe y si son nuevos que los añada a la base de datos.

Solo tendréis que cambiar la secuencia SQL del ejemplo por esta otra:

obSQL = "INSERT INTO " & Destino & " SELECT * FROM" & conExcel & _
"WHERE " & Origen & ".ID NOT IN (SELECT ID FROM " & Destino & ")"

De esta forma no tendremos registros duplicados, ni tampoco nos saltarán avisos de Access indicando que no podemos añadir registros duplicados.

Para eliminar registros puede que os interese consultar el siguiente post: ELIMINAR REGISTROS EN ACCESS DESDE EXCEL CON VBA

Por último, para la macro funcione, una vez insertada la macro nuestro editor de VBA debéis marcar en la biblioteca de referencias: Microsoft ActiveX Data Objects 2.8 Library

Descarga el archivo de ejemplo pulsando en: AÑADIR REGISTROS EN ACCESS DESDE EXCEL CON VBA

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