AUTOMATIZACIÓN COMPLETA CON POWER PLATFORM: DE POWER APPS A SHAREPOINT, AUTOMATE Y OFFICESCRIPT CON SINCRONIZACIÓN INTELIGENTE

Hola a todos!

Después de la última publicación, donde utilizábamos los flujos de datos para crear consultas complejas, me comentaban que el tema de las licencias premium podían suponer un problema o un bloqueo al uso de estas herramientas. Y hasta cierto punto, puede que sea así, pero no necesariamente. Imaginad que el último post: AUTOMATIZACIÓN COMPLETA CON POWER PLATFORM: DE POWER APPS A SHAREPOINT Y DATAVERSE CON SINCRONIZACIÓN INTELIGENTE lo podemos hacer con Power Automate, Excel Online y OfficeScript, que os parecería?.

Pues bien, esto es posible y lo voy a demostrar.

Tal y como comenzábamos en el post anterior, partíamos de una lista en SharePoint (SP):

Y es desde aquí donde vamos a obtener toda la información para poder obtener nuestros datos. El segundo paso que debemos hacer es crear una tabla en una ubicación de One Drive:

Y en el Excel vamos a crear las siguientes columnas:

Y ahora ya podemos comenzar a programar nuestro flujo en Power Automate.

Para facilitaros la tarea, os paso el esquema JSON utilizado en el Análisis de archivo JSON (segunda imagen del flujo):

{
    "type": "array",
    "items": {
        "type": "object",
        "properties": {
            "Proyecto": {
                "type": "string"
            },
            "Tareas Completas": {
                "type": "number"
            },
            "Tareas Pendientes": {
                "type": "number"
            },
            "Tareas Totales": {
                "type": "number"
            },
            "Tareas Vencidas": {
                "type": "number"
            },
            "Horas Estimadas": {
                "type": "number"
            },
            "Horas Reales": {
                "type": "number"
            },
            "Eficiencia Promedio": {
                "type": "number"
            },
            "% Completado": {
                "type": "number"
            },
            "% Desviación": {
                "type": "number"
            }
        }
    }
}

Y también el Script que es necesario ejecutar para que calcule todos los elementos. Aquí en lugar de lenguaje M, usamos Typescript para realizar los cálculos:

interface Task {
    Proyecto?: string;
    Estado?: string;
    FechaVencimiento?: string;
    HorasEstimadas?: number;
    HorasReales?: number;
}

// Estrucutra
interface ProjectData {
    Proyecto: string;
    TareasCompletas: number;
    TareasPendientes: number;
    TareasTotales: number;
    TareasVencidas: number;
    HorasEstimadas: number;
    HorasReales: number;
    Deviations: number[];
    Efficiencies: number[];
}


function main(workbook: ExcelScript.Workbook, tasksJSON: string): string {
    // Convertir la cadena JSON a un arreglo tipado de tareas.
    const tasks: Task[] = JSON.parse(tasksJSON);
    const hoy: Date = new Date();
    const projects: { [key: string]: ProjectData } = {};

    // Procesamos cada tarea
    for (let tarea of tasks) {
        const proyecto: string = tarea.Proyecto || "Sin Proyecto";
        if (!projects[proyecto]) {
            projects[proyecto] = {
                Proyecto: proyecto,
                TareasCompletas: 0,
                TareasPendientes: 0,
                TareasTotales: 0,
                TareasVencidas: 0,
                HorasEstimadas: 0,
                HorasReales: 0,
                Deviations: [],
                Efficiencies: []
            };
        }
        let p = projects[proyecto];
        p.TareasTotales++;

        // Clasificar según el estado de tarea
        if (tarea.Estado === "Completada") {
            p.TareasCompletas++;
        } else {
            p.TareasPendientes++;
        }

        // Verificar si la tarea está vencida (FechaVencimiento anterior a hoy y no completada).
        const fechaVencimiento: Date = new Date(tarea.FechaVencimiento || "");
        if (fechaVencimiento < hoy && tarea.Estado !== "Completada") {
            p.TareasVencidas++;
        }

        // Acumular horas.
        const horasEst = tarea.HorasEstimadas ? Number(tarea.HorasEstimadas) : 0;
        const horasReal = tarea.HorasReales ? Number(tarea.HorasReales) : 0;
        p.HorasEstimadas += horasEst;
        p.HorasReales += horasReal;

        // Calculamos desvia: (HorasReales - HorasEstimadas) / HorasEstimadas.
        if (horasEst > 0) {
            const deviation = (horasReal - horasEst) / horasEst;
            // Solo agregar valores válidos (>= 0 y <= 1e9).
            if (deviation >= 0 && deviation <= 1e9) {
                p.Deviations.push(deviation);
            }
        }

        // Calculamos eficiencia: HorasEstimadas / HorasReales.
        if (horasReal > 0) {
            const efficiency = horasEst / horasReal;
            if (efficiency >= 0 && efficiency <= 1e9) {
                p.Efficiencies.push(efficiency);
            }
        }
    }
    // Preparamos array final
    const results: Array<{
        "Proyecto": string;
        "Tareas Completas": number;
        "Tareas Pendientes": number;
        "Tareas Totales": number;
        "Tareas Vencidas": number;
        "Horas Estimadas": number;
        "Horas Reales": number;
        "Eficiencia Promedio": number | null;
        "% Completado": number | null;
        "% Desviación": number | null;
    }> = [];

    for (let key in projects) {
        const p = projects[key];

        // Calculo de indicadores (tiendo en cuenta las tareas) valor individual para cada tarea y luego hacemos promedio.
        let eficienciaPromedio: number | null = null;
        if (p.Efficiencies.length > 0) {
            const sumEff = p.Efficiencies.reduce((acc, val) => acc + val, 0);
            eficienciaPromedio = Number((sumEff / p.Efficiencies.length).toFixed(2));
        }
        let porcentajeDesviacion: number | null = null;
        if (p.Deviations.length > 0) {
            const sumDev = p.Deviations.reduce((acc, val) => acc + val, 0);
            const promedioDev = sumDev / p.Deviations.length;
            porcentajeDesviacion = Number((promedioDev * 100).toFixed(2));
        }
        let porcentajeCompletado: number | null = null;
        if (p.TareasTotales > 0) {
            const perc = (p.TareasCompletas * 100) / p.TareasTotales;
            porcentajeCompletado = Number(perc.toFixed(2));
        }

        results.push({
            "Proyecto": p.Proyecto,
            "Tareas Completas": p.TareasCompletas,
            "Tareas Pendientes": p.TareasPendientes,
            "Tareas Totales": p.TareasTotales,
            "Tareas Vencidas": p.TareasVencidas,
            "Horas Estimadas": p.HorasEstimadas,
            "Horas Reales": p.HorasReales,
            "Eficiencia Promedio": eficienciaPromedio,
            "% Completado": porcentajeCompletado,
            "% Desviación": porcentajeDesviacion
        });
    }

    // pasamos datos
    return JSON.stringify(results);
}

Y ahora con este flujo ya montado, si lo ejecutamos va a pasar la información directamente a la tabla que hemos creado en OneDrive:

Como podéis ver los datos son los que estamos esperando y son correctos. Además, aunque el flujo para este ejemplo es manual, se puede crear para ser programable, de forma que tendrá total autonomía.

No voy a volver a crear aquí una app para guardar los datos en la lista. Os dejo como referencia la del post anterior y que tenéis el enlace al inicio del post.

Y esto es todo, espero que sea de utilidad!!