CARGAR DATOS EN LISTBOX Y REALIZAR BÚSQUEDAS CON ADO Y CONSULTAS SQL

Aunque estoy preparando varios post sobre análisis estadístico de los datos, hoy trataré sobre algo totalmente diferente, los listbox en formularios y la posibilidad de utilizar ADO y las consultas de SQL para buscar y filtrar información.

Vamos seguidamente con un ejemplo para ilustrar el ejercicio. Utilizaré el listado de alumnos que usé para el post de las funciones matriciales, este:

Y ahora vamos a construir un sencillo formulario en el que vamos a incluir 5 listbox en los que mostraremos la información de la hoja ALUMNOS y también un cuadro de texto (textbox) y un botón de comando para realizar las búsquedas:

Ahora vamos utilizar el siguiente código VBA que vamos a pegar en el evento click del botón de búsqueda, luego lo iremos comentando:

Private Sub CommandButton1_Click()
'Definimos las variables
Dim Dataread As ADODB.Recordset, obSQL As String
Dim cnn As ADODB.Connection, MiLibro As String
Dim Control As control, Nombre As String
'Vaciamos todos los Listbox
For Each control In Me.Controls
If TypeName(Control) = "ListBox" Then
Control.Clear
End If
Next
'grabamos el dato a buscar, si no hay dato la variable Nombre es nula
Nombre = IIf(UCase(Me.TextBox1.Value) = vbNullString, IsNull(Me.TextBox1.Value), UCase(Me.TextBox1.Value))
'Creamos la instrucción SQL según los parámetros que nos interesan, en este caso, el nombre
'y los diferentes carácteres comodín y el operador "like"
obSQL = "SELECT [ALUMNOS$].* " & _
"FROM [ALUMNOS$] " & _
"Where [ALUMNOS$].[NOMBRE] like " & "'%" & Nombre & "%'"
'Guardamos el nombre del libro activo para utilizarlo en la conexión ADO
MiLibro = ActiveWorkbook.Name
'Dejamos el cuadro de búsqueda vacío después de iniciar la consulta
Me.TextBox1.Value = vbNullString
'Iniciamos la conexión ADO
Set cnn = New ADODB.Connection
With cnn
.Provider = "Microsoft.Jet.OLEDB.4.0"
.ConnectionString = "DATA SOURCE=" & Application.ActiveWorkbook.Path + "\" & MiLibro
.Properties("Extended Properties") = "Excel 8.0"
.Open
End With
'Procedemos a grababar los datos de la consulta
Set Dataread = New ADODB.Recordset
With Dataread
.Source = obSQL
.ActiveConnection = cnn
.CursorLocation = adUseClient
.CursorType = adOpenForwardOnly
.LockType = adLockReadOnly
.Open
End With
Do Until Dataread.EOF
'Pasamos la información a cada ListBox a través del recordset
With UserForm1
.ListBox1.AddItem Dataread("ID")
.ListBox2.AddItem Dataread("NOMBRE")
.ListBox3.AddItem Dataread("CLASE")
.ListBox4.AddItem Dataread("ASIGNATURAS")
.ListBox5.AddItem Dataread("CALIFICACIONES")
End With
Dataread.MoveNext
Loop
'Liberamos y cerramos variables
Dataread.Close: Set Dataread = Nothing
cnn.Close: Set cnn = Nothing
End Sub

Con esta macro podremos realizar consultas a través de lo que indiquemos en el cuadro de búsqueda del formulario (textbox1) o lo que es lo mismo, en la variable «Nombre».

Pero vamos explicando poco a poco el código. Para borrar o limpiar los datos que van a contener los listbox durante las sucesivas búsquedas tenemos que utilizar el siguiente proceso.

For Each control In Me.Controls
If TypeName(Control) = "ListBox" Then
Control.Clear
End If
Next

Una vez que tenemos los listbox libres de datos ya podemos iniciar la consulta SQL:

obSQL = "SELECT [ALUMNOS$].* " & _
"FROM [ALUMNOS$] " & _
"Where [ALUMNOS$].[NOMBRE] like " & "'%" & Nombre & "%'"


Me gustaría comentar que aquí utilizamos el dato contenido en la variable «Nombre», importante para poder utilizar el operador Like y por lo tanto, comodines en nuestra consulta.

Cuando la información del cuadro de texto está vacía, simplemente no mostrará nada en los listbox, eso es porque he introducido mediante una condición que si el dato de búsqueda es vacío, entonces es nulo (y por eso no muestra nada).

Nombre = IIf(UCase(Me.TextBox1.Value) = vbNullString, IsNull(Me.TextBox1.Value), UCase(Me.TextBox1.Value))

Podríamos quitar la condición y entonces al pulsar «Buscar» y cargaríamos todos los datos en los listbox, pero creo que así es más funcional.

En la parte condicional de la sentencia SQL, estamos indicando mediante el uso de caracteres comodín, que se busquen los nombres que empiecen por la información escrita en el textbox.

"Where [ALUMNOS$].[NOMBRE] like " & "'" & Nombre & "%'"

Por ejemplo, todos los nombre que empiecen por «MA»:

Si queremos extraer los nombres que acaban en «A», el código sería así:

"Where [ALUMNOS$].[NOMBRE] like " & "'%" & Nombre & "'"

Y el resultado este:

Y si quisiéramos que se buscase el nombre a partir de cualquier fragmento de texto, simplemente colocaríamos «%» a ambos lados de la variable «Nombre»:

"Where [ALUMNOS$].[NOMBRE] like " & "'%" & Nombre & "%'"

y podríamos realizar búsquedas más abiertas, por ejemplo, todos los nombres que contengan «AL» (independientemente si está delante, en el centro o al final). Este es el resultado:

Como podéis observar, la clave está en saber utilizar los caracteres comodín correctamente en la sentencia SQL. Es algo sencillo pero hay que tener especial cuidado con la posición de las comillas simples y los espacios.

Importante. Si la macro os muestra un error 3706 (que no encuentra el proveedor especificado), lo más probable es que sea un problema con las versiones de Excel y el proveedor que ha utilizado para este post:

.Provider = "Microsoft.Jet.OLEDB.4.0"

Debéis modificarlo por

.Provider = "Microsoft.ACE.OLEDB.12.0"

Por último, ya sabéis que para este tipo de método es necesario activar la referencia Microsoft ActiveX Data Object 2.8 Library en el editor de VBA.

En el archivo de descarga, la búsqueda de los nombres está condicionada a que contengan parte del dato contenido en el buscador.

Descarga el archivo de ejemplo pulsando en: CARGAR DATOS EN LISTBOX Y REALIZAR BÚSQUEDAS CON ADO Y CONSULTAS SQL