GESTIÓN DE CLIENTES (modificaciones)

Ya hace varios años que publiqué un pequeño programa realizado en Excel con motivo de emular las bases de datos de Access y reclamar también así las posibilidades que ofrece Excel para confeccionar este tipo de trabajos: GESTIÓN DE CLIENTES

El motivo de la actualización de hoy, no se debe a mejoras en el programa (que se podrían realizar, pero con tiempo suficiente) , sino a varias consultas y peticiones realizadas por los lectores en cuanto a la necesidad de completar todos los datos que se piden al dar de alta a un cliente. Es decir, que muchos lectores, necesitan que sea posible dar de alta a un cliente sin tener que grabar los datos relativos a su dirección o contacto, de modo que así puedan realizar esta tarea mucho más rápida.

En mi opinión personal y desde el ámbito de la información y las bases de datos, siempre consideraré que es fundamental contar con la máxima cantidad de información. Y esto es fundamental, con ello conseguiremos una base de datos de calidad, fiable y útil. El dar de alta a un cliente sin una dirección asociada o sin un teléfono móvil, puede provocar que cuando necesitemos ponernos en contacto con él no lo podamos hacer, cosa que se habría solucionado perdiendo unos minutos en la toda de datos, por eso en el formulario GESTIÓN DE CLIENTES esta información es obligatoria.

Dicho esto, también tengo en cuenta que en ciertos momentos, no se dispone de dicha información o el cliente no quiere facilitarla, y siempre será mejor dejar un dato en blanco que inventarlo.

Por ello dejo aquí otra versión donde solo se pide de forma obligatoria los datos personales, pudiendo dejar sin rellenar el resto de datos (direcciones y teléfonos). De todas formas, os invito a que siempre intentéis dar de alta todos los datos que podías de vuestros contactos.

Otra mejora que he introducido en este formulario ha sido implementar el buscador de nombres. Es algo sencillo, simplemente he agregado un listbox que se carga cada vez que se pasa el cursor del ratón por encima y para buscar el nombre basta con teclear la primera letra y mostrará los resultados, luego solo hay que seleccionarlo y pulsar en “Buscar”.

También recordar que el formulario está completamente abierto, y si cualquier usuario desea realizar nuevas modificaciones o actualizaciones puede hacerlo fácilmente entrado en el código.

 

Descarga el archivo pulsando enGESTION DE CLIENTES

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36 pensamientos en “GESTIÓN DE CLIENTES (modificaciones)

  1. Pingback: GESTIÓN DE CLIENTES CON EXCEL | Excel Signum

  2. Hola Segu, te felicito por la base de datos… esta genial. Lo unico que no le encuentro la vuelta, es a cuando quiero buscar un cliente, si pongo el nombre solo, no hace la busqueda. Tengo que poner el nombre completo, hay alguna forma de que lo pueda buscar por nombre, apellido, o segundo apellido? osea poniendo uno de solo de cualquiera de los tres datos esos, ya sea Nombre, Apellido o Segundo apellido, que pueda hacer la busqueda. Porque se torna un poco dificil, hay clientes que al ser nuevos, apenas conozco sus nombres y no recuerdos sus apellidos o viceversa. De ser asi, me podrias explicar como hacerlo? la verdad no entiendo nada del tema. Y otra cosa, si me podrias decir, guiar o pasar un tutorial, de como modificar los campos o sacar alguno, ejemplo me gustaria cambiarle el nombre o eliminar el campo de Segundo Apellido cuando registro los clientes, como debo hacerlo?

    Gracias de antemano. Saludos desde Argentina

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    • Hola Lucas,

      Pues esta nueva versión que he realizado hace unos días, eliminaba los condicionantes a tener que cumplimentar todos los campos. Respecto al tema del buscador, es posible que trate de implementar algo, aunque el motivo de no desarrollar un buscador más potente, se debe a que existe el campo de DNI y también el número de usuario. Sin embargo, puede resultar interesante implementar un buscador (lo decidiré durante estos días). Respecto a los nuevos campos, eso ya es un poco más complicado, tengo poco tiempo para el desarrollo, y realizar un tutorial del programa a nivel programación puede ser muy largo.

      Si no necesitas el segundo apellido, simplemente entra en el código y en el formulario de alta cliente, desactiva el control de ese campo. De momento, voy a ver el tema del buscador.

      Saludos.

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  3. HOLA SEGU ESTA MUY BUENO TU PEQUEÑO SISTEMA, PERO SABES SE ME PRESENTA UN INCONVENIENTE, CUANDO LE DOY DE BAJA A UN REGISTRO ESTE SOLO PONE CLIENTE INACTIVO SOLO AL PRIMER REGISTRO, PODRIAS AYUDARME CON ESO….
    GRACIAS

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    • Hola Daniel,

      La idea del sistema es que cuando das de baja un cliente, este pasa de activo a inactivo. Es decir, solo puedes tener un registro por cliente, el sistema no permite duplicar clientes (o por lo menos no con el mismo DNI o CIF), por eso me extraña cuando escribes “el primer registro”, dado que es un registro por cliente.

      Necesitaría con más detalle conocer el problema que indicas, puedes enviarme un correo a excelsignum@yahoo.es ampliando observaciones y ejemplos.

      El programa funciona correctamente en todas las versiones de Excel (32 bits)

      Saludos.

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  4. Hola Segu. Excelente tu aporte. Me a ayudado mucho en un mini proyecto que estoy realizando para mi pequeña empresa, ya le he realizado bastante modificaciones . Estoy teniendo algunos problemas y lo logro comprender el porque. Los datos que yo necesito agregar mediante la base de datos son solo 5. Hice las modificaciones, el primer problema que tengo es que al agregar cliente tras cliente, me lo sobre escribe, y no lo coloca en la celda de abajo que esta en blanco.
    Este es el codigo que tengo en el boton aceptar luego de darle registrar.

    intente colocarte el codigo pero me da error al comentar.

    Agradecería mucho tu ayuda, ya que este no es mi fuerte la programación y menos en excel que me decide hacer este sistema para mi empresa como hobby. Saludos

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    • Hola Kenny

      Para grabar los datos de forma consecutiva y que no sobreescriba debes realizarlo con esta macro, que está en el formulario de gestión de clientes:

      Private Sub CommandButton1_Click()
      Dim i As Double
      Dim final As Double
      Application.ScreenUpdating = False
      Worksheets("DATOS").Visible = True
      Worksheets("DATOS").Select
      final = Range("J" & Rows.Count).End(xlUp).Row + 1
      For i = 1 To final
      If Worksheets("DATOS").Cells(i, 10) = "" Then
      final = i
      Exit For
      End If
      Next
      'GRABAMOS ALTA NUEVO CLIENTE
      Worksheets("DATOS").Cells(final, 2) = ALTA_CLIENTE.ComboBox1

      Básicamente solo grabaremos datos si la celda está vacía. Una vez que grabamos salimos del for y cuando volvamos a pulsar grabar, volveremos a ingresar el dato en la celda que se encuentre vacía.

      Es así cómo vamos ingresando nuevos clientes.

      El mail de la web es excelsignum@yahoo.es por si necesitas enviar algún archivo de consulta.

      Saludos.

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    • Hola frenneri,

      Esto se podría realizar pero modificando la programación de uno de los userform (Consulta), en cuanto tenga un momento implementaré el poder agregar una foto y guardarla en un directorio.

      Saludos

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    • Hola Melisa,

      Depende de lo que necesites hacer, para cambiar el nombre, debes entrar en el formulario (a través del editor de VBA) y modificar el combobox. Si lo que quieres es modificar los países, debes mostrar la página denominada “combos” y en la lista de países, ingresar los que necesites.

      Saludos.

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  5. Excelente aporte muy util, pero como hago para resaltar la fuente del combo box cuando esta inactivo? de todas formas muy agradecido por tu aporte.

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    • Hola Francisco:

      El motivo de poner inactivos los combos en las pantallas de modificación, es para que el usuario identifique visualmente que la pantalla está bloqueada.

      De todas formas si deseas que tenga el mismo color que el los textbox, has de cambiar la programación en cada pantalla, por ejemplo:
      Inactivo es así:
      MODIFICAR_CLIENTE.ComboBox2.Enabled = False

      Para que se pueda ver con el color original, debes cambiar el enable= false por Locked=true

      MODIFICAR_CLIENTE.ComboBox2.Locked = True

      Si entras en la programación no te será complicado identificar los combos y cambiar esta propiedad.

      Saludos.

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      • Estimado Segu: gracias por tu respuesta, pero hice lo que me indicastes y resultó solo la mitad, ya que se activaron los combobox dejando clara las fuentes pero este se bloquea al presionar el boton “modificar” y no permite modificar la informacion.? que será lo que falta? gracias de cualquier modo gracias por tu aporte y voluntad para responder. Un abrazo

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        • OK. Segu. Solucionado el problema, agregue porteriormente MODIFICAR_CLIENTE.ComboBox2.Locked = False para deshabilitarlo y que funcionara el MODIFICAR_CLIENTE.ComboBox2.Enabled = True en el codigo del boton “Modificar”. Me funciono perfecto como yo queria, agradecido una vez mas por compartir este fantastico programa. Abrazos desde Chile

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    • Hola Ivan:

      Para modificar los campos, debes acceder al editor de VBA y modificar o reprogramar el código. Es un programa realizado con código y formularios, solo se puede modificar cambiando el código. Intenta acceder al editor y realizar algún cambio, si tienes conocimientos de VBA no te resultará complicado. Si es un cambio pequeño, puedo indicarte como realizar las modificaciones.

      Saludos.

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  6. Hola segu,

    Con sinceridad, aunque me parece excelente esta base de datos, soy muy inexperta en este tema, lo cierto que que debo realizar una base de datos para clientes de una empresa que me piden en la universidad, y pienso que la que pones aquí es la ideal, sin embargo no se como hacer muchas cosas (por ejemplo como hacer para que después de haber exportado los datos me vuelva a aparecer el cuadro de búsqueda),y si quisiera eliminar o añadir algún dato, por ejemplo frecuencia de compra de cada cliente,¿ como podría hacerlo?.

    Muchas Gracias y por favor disculpa lo inexperta, afortunadamente existen personas como tu que conocen tanto de este tema.

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    • Hola JINETH:

      Para realizar cambios, introducir o eliminar campos, es necesario conocer programación. Sobre lo que comentas de exportar los datos, una vez que los exportas y guardas la información, puedes acceder al programa normalmente.

      No dispongo de mucho tiempo para realizar modificaciones del programa, en su inicio era un ejemplo de como se puede realizar una base de datos que contenga los clientes de una empresa. Si se trata de modificaciones muy específicas podría ayudarte, pero si son cambios que requieren reprogramar de nuevo (requiere bastantes horas), no podría.

      Intenta reutilizar algún campo de los que no quieras usar, es posible que esto te pueda ayudar.

      Saludos.

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  7. Hola, qué pasa si necesito introducir datos que estén en varios combobox, pero que no necesariamente tengan que relacionarse con otros datos de la tabla en (combobox y textbox), pero sí con por ejemplo los registros hechos en un día?. Puedo modificar por ej. el nombre y algunos datos relacionados con él, pero qué pasa si quiero modificar o no, otros datos que no tengan forzosamente que ver con esa persona, pero que desee agregar al formulario y que me aparezcan al final en un reporte, que estén dados de alta en diferentes combobox?, es decir, serían únicos valores relacionados a una columna en sus diferentes hojas, para poderlos relacionar después con los datos de otro combobox de manera aleatoria. La pregunta es, si quiero modificar alguno de ellos, cómo hacerlo? tendría que modificar uno por uno los valores de cada combobox por separado?, o directamente desde las hojas con sus columnas?

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  8. Hola Segu, me encanta el macro que has creado me parece muy util y desearía poderlo utilizar pero cuando me descargo la última versión.1 No funcionan los comandos para que pueda buscar sin necesidad de incluir todos los datos completos, puedes ayudarme? Muchas gracias por todo. Un saludo

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    • Hola Diego, en esta última versión solo son obligatorios los datos personales del cliente. El resto, direcciones y teléfonos se pueden dejar sin completar.

      Pero los datos personales deben contar con información, no solo para generar ID únicos, sino para el buscador y resto de pantallas.

      Lo acabo de probar y rellenando los datos obligatorios, funciona perfectamente el buscador. No sé exactamente en que parte del programa no te funciona.

      Me alegro que te resulte de interés. Saludos!

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      • Hola Segu, el problema es que me solicita todos los datos completos, incluyo nombre y apellidos pero cuando pincho en “grabar” porque no tengo más datos de contacto, me salta la pantalla de aviso para que rellene el resto, sexo, fecha de cumpleaños y así sucesivamente. Creo que la última versión que habías creado no requería introducir todos los datos de cliente.
        Muchas gracias por tu rápida respuesta,

        Un saludo

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        • Hola Diego, Claro, porque los datos que he desbloqueado respecto a la primera versión son los de domicilio y teléfonos. Dejando solo los datos personales, es decir, el nombre, los apellidos, el sexo, la fecha de nacimiento, y el DNI, datos fundamentales para crear una base de datos de clientes. Imagina que tienes dos personas con el mismo nombre ¿cómo los diferencias?, para eso está el DNI. La fecha de nacimiento es importante por muchos motivos, saber si es menor de edad, si está en una franja de edad que interesa para vender x producto, etc, etc.

          Y tuve mis reticencias a desbloquear los datos de contacto, que son fundamentales, por ejemplo email si quieres hacer mailing.

          Debes disponer al menos de los datos personales para agregar clientes en la base de datos.

          Saludos.

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  9. ME A ENCANTADO SOLO QUERÍA SABER SI ES POSIBLE QUE ACCEDIENDO AL CLIENTE SE RELLENASE UNA FACTURA CON SUS DATOS PARA NO TENER QUE HACERLA A PARTE ESTARIA MUY INTERESANTE PERO AUN ASI ME A FACILITADO MUCHO EL TRABAJO

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    • Hola Raul:
      Me alegra que te haya ayudado en el trabajo. Sobre los que comentas, sería posible programando un nuevo botón que pasase los datos de un cliente a una factura en una hoja nueva.

      Y ciertamente tenía en mente implementar un módulo con un factura genérica y alguna que otra mejora, pero por ahora no tengo tiempo para hacerlo.

      En cuando lo haga, lo verás en una nueva publicación. Es posible que en un par de meses.

      Saludos

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    • Hola Jonathan:

      Para eliminar la fecha de nacimiento debes realizar cambios importantes en el formulario. Es uno de los datos más importantes, dado que además de asegurarte de que no tienes menores de edad, puedes realizar trabajos de segmentación según la edad de tus clientes.

      Tendrías que entrar en VBA y en cada formulario donde aparezca fecha de nacimiento, debes “comentar” las líneas de código relacionadas para que no se ejecute la validación.

      Otra opción es que pongas una fecha inexistente tipo=01/01/1900 para validar ese paso.

      De todas formas, te recomiendo que no lo elimines.

      Saludos.

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      • Efectivamente la segunda opción me a servido. ya e logrado modificar e eliminar algunos datos que no se pedir al cliente. A si que te agradezco pero todavía tengo un problema ya que e cambiado el nombre a algunos datos como fecha de nacimiento le e puesto como fecha de trabajo pero cuando quiero extraer los datos en la hoja de excel me sigue apareciendo como fecha de nacimiento.¿como hago para modificar eso?

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        • Hola Jonathan:

          Para cambiar el nombre en la hoja que exporta la información, debes realizar el cambio en el código, no en la etiqueta de la pestaña. Entra en el código de la parte que exporta y cuando nombra esa celda con Fecha de nacimiento, ponle el nombre que necesites cambiar.

          Cells(1, 9) = “FECHA DE NACIMIENTO” << CAMBIA ESTO
          Cells(fila + 2, 9) = ListBox1.List(fila, 8)

          Y por otra parte, muestra la hoja DATOS que está oculta, y modifica ahí también el nombre de la columna FECHA DE NACIMIENTO con los datos que necesites

          Saludos

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  10. Hola!!

    Sos un genio!!

    Me sirvió mucho ya que estoy empezando mi pyme me cae de maravilla!! Yo soy de Ecuador, ya le cambie las provincias y algunas cosas en la hoja “COMBOS” Pero no se mucho de programación por lo que tengo un problema, aquí en Ecuador se ocupan tres tipos de identificación: Cédula cuando es una persona natural, RUC cuando es persona jurídica y pasaporte cuando es extranjero, el problema es que en cédula son 10 Digitos, en Ruc son 13 y pasaporte bueno, ahí depende del país. No puedo modificar eso, cambio los nombres DNI por CI y de igual manera al ingresa runa persona jurídica me pide CIF que en Ecuador no existe. Como puedo cambiar el que me pida CIF a RUC y que se puedan agregar mas de 9 dígitos, me ayudaste un monton!!!!!

    Muchas gracias!!!

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    • Hola Mauricio,

      Me alegra que te sea de utilidad. Dado que el cambio que solicitas es bastante sencillo y no hay que modificar excesivamente la programación, te envío por correo la versión modificada.

      Saludos.

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