por Cuando trabajamos con Excel muchas veces tenemos que hacer uso de los cuadros combinados para ofrecer la posibilidad al usuario de que pulsando en una celda se va a abrir un desplegable y va a poder seleccionar el item que necesite.
Este trabajo se puede realizar usando dos herramientas, o bien usar una lista desplegable o bien insertar un cuadro combinado. El resultado es el mismo, pero hay diferencias importantes que debemos tener en cuenta.
Imaginad que tenemos una librería y estamos confeccionando una hoja Excel para que pulsando en un celda nos muestre un desplegable con todos los artículos. Lo primero que vamos a hacer es colocar una lista desplegable, para ello en una columna cualquiera ponemos los artículos de la librería:
A continuación nos ponemos sobre una celda cualquiera, en este caso la B3 y pulsamos la pestaña de «Datos» en la cinta de opciones y seguidamente en la opción «Validación de datos«. Aparecerá un nuevo cuadro de control en el que debemos seleccionar «Lista» (vamos a hacer referencia a una lista de artículos) y en «Origen» seleccionamos con el cursor de la celda de la celda E2 a la E9, (esta última debe estar en blanco).
Al pulsar «aceptar», ya tendremos configurada correctamente la celda que hemos seleccionado para que muestre la lista desplegable. Si pulsamos encima ahora mostrará todos los artículos y la celda en blanco que habíamos seleccionado sirve para dejar el formulario en blanco. Así es como queda:
El detalle que he marcado en Rojo aparece una vez que seleccionamos la celda, si no la pulsamos no aparece. Esta es una de las características de las listas desplegables que no me gusta, porque hace que el usuario no detecte correctamente donde tiene que pulsar para seleccionar, y nos obliga a tener que aclararlo nosotros mediante texto:
Sin embargo, a pesar de esta limitación, si vamos a trabajar nuestra hoja con fórmulas, esta opción es la más óptima, pues nos permite hacer referencia al contenido de la fórmula a través de la lista desplegable.
Ahora os pondré el mismo ejemplo pero usando un cuadro combinado. Para ello pulsamos en la pestaña «Programador» y en opción «Insertar«, a continuación nos aparecerán varios iconos, tendremos que seleccionar el que pone «Cuadro Combinado«, una vez seleccionado, nos aparecerá el cuadro combinado, que a diferencia de la lista desplegable sí se intuye perfectamente donde tenemos que pulsar para que despliegue la información.
Una vez que tenemos el cuadro combinado en la hoja de Excel, debemos seleccionarlo y pulsar el botón derecho del ratón y luego pulsar en «Formato de control«, así:
Y nos aparecerá la siguiente ventana, en la que debemos seleccionar la pestaña «Control» y, al igual que en el ejemplo anterior, seleccionar el rango de celdas en las que se encuentran los artículos, opcionalmente podemos marcar que «sombreado en 3D» para resaltar el aspecto.
Pulsamos en aceptar y listo, ya hemos creado nuestro cuadro combinado.
Para finalizar, podemos ocultar la columna de los artículos y tendremos dos ejemplos de como mostrar datos con desplegables.
Ahora bien, como he comentado, si vamos a trabajar con fórmulas en la hoja la mejor opción será la lista desplegable, dado que podremos hacer referencia al contenido la celda sin necesidad de programar. Si no vamos usar fórmulas o vamos a utilizar macros y VBA, la mejor opción es el cuadro combinado.
No hay una herramienta mejor, sino que depende del entorno donde la vayamos a usar.
Espero en breve hacer una entrada profundizando un poco acerca de listas desplegables dependientes y cuadros combinados dependientes. Por hoy, creo que está bastante bien 🙂
Descarga el archivo pulsando en: LISTA DESPLEGABLE Y CUADRO COMBINADO
