Hace unos días subí un post titulado “GESTIÓN DE CLIENTES CON FORMULARIOS EN EXCEL” y comentaba la utilidad que puede llegar a tener Excel para trabajar con bases de datos y las posibilidades que nos pueden ofrecer los formularios para confeccionar un pequeño programa para llevar la gestión, por ejemplo, de clientes.

Pues bien, ya he finalizado esta pequeña aplicación y hoy la voy a subir para que todos tengáis acceso a ella. No se trata tanto de hacer un programa cerrado y protegido sino todo lo contrario, quiero dar oportunidad de que lo podáis explorar, de que podáis ver cómo he hecho algunas cosas y de que tengáis la oportunidad de modificarlo e incluso mejorarlo.

Siempre he creído que es mucho más interesante para todos el poder ver cómo se hacen las cosas y no poner barreras al conocimiento.

El programa está diseñado y probado en las versiones de Excel 2003, 2007, 2010, 2013 y 2016 y funciona perfectamente. No he tenido ocasión de probarlo en 2013 (así que si alguno de vosotros lo puede hacer y verificar que todo se ejecuta correctamente estaría muy agradecido).

El programa no es muy extenso, pero explicar aquí toda la programación sería prácticamente imposible, lo que voy a hacer es mostrar todas las pantallas e indicar para que sirve cada una de ellas:

Pantalla de inicio:

En esta primera pantalla podemos ver las diferentes opciones que nos va a permitir realizar nuestro programa. Vamos a poder dar de alta un nuevo cliente, consultar los datos introducidos y modificarlos, dar de baja al cliente, borrar por completo la base de datos y consultar la relación de clientes existente en cada momento así como exportar estos datos a un nuevo libro.

NUEVO CLIENTE:

Esta es la pantalla que vamos a utilizar para dar de alta un cliente nuevo, debemos tener en cuenta que la aplicación está diseñada para dar de alta tanto a empresas como a personas, por lo que vamos a distinguir en todo momento a clientes con personalidad jurídica  (empresas) y clientes con personalidad física (personas).

Una vez que marquemos la distinción solo tenemos que ir introduciendo los datos requeridos, en caso de que alguno de los campos quede vacío el sistema nos avisará para que procedamos a completarlo, existen controles en los diferentes campos para ayudar a que la información sea la correcta, por por ejemplo en el tipo de documento, que en caso de ser DNI, NIE o CIF la longitud máxima de caracteres será de 9 posiciones o que por ejemplo una persona no puede tener asignado un CIF (que es el documento de identificación de una empresa).

Además he dejado un campo de anotaciones de 250 caracteres que seguro resulta muy útil para tomar notas sobre el cliente (preferencias, datos importantes, etc…).

Una vez que pulsemos “GRABAR DATOS” la información será grabada definitivamente en la aplicación. En ese momento saltará un mensaje diciendo que los datos se han grabado correctamente y el sistema asignará un número único y permanente al cliente:

De esta forma tendremos un nuevo cliente dado de alta en nuestra base de datos. Pero imaginad que hemos cometido un error en los datos introducidos o simplemente tenemos que actualizar una dirección, entonces debemos ir a la siguiente pantalla:

CONSULTAR Y MODIFICAR DATOS:

Tal y como dice esta pantalla, aquí podremos consultar la información de un cliente y en caso de ser necesario modificarla:

Para consultar los datos primero se debe buscar al cliente, aquí lo he puesto bastante fácil, basta con que pongas o bien el documento de identidad o bien el nombre completo o bien el número de empleado y si el cliente existe, el sistema lo mostrará.

Los datos que se muestran al principio son solo de consulta, no se pueden modificar, para hacerlo debes pulsar en botón “MODIFICAR” justo debajo del botón “BUSCAR” y en ese momento se informará que los datos ya se pueden editar. No se pueden modificar el número de cliente, la fecha de alta, el estado del cliente o la fecha de baja.

El estado del cliente es para distinguir entre clientes activos o inactivos y las fechas de alta y baja son datos informativos que el sistema graba automáticamente, no se permite su modificación.

Para grabar los datos, debemos pulsar en “CONFIRMAR DATOS“. Siempre que exista una pantalla donde vamos a modificar la información, después de pulsar confirmar, aparecerá una segunda ventana pidiendo confirmación:

Es importante,  porque de esta forma siempre tenemos una segunda oportunidad antes de confirmar los datos introducidos.

En toda base de datos de clientes debemos tener presente que se pueden producir bajas y que también después de un tiempo esos clientes que se han ido pueden volver, para gestionar todo esto debemos acceder a siguiente pantalla:

BAJA CLIENTE:

Para dar de baja a un cliente es necesario realizar su búsqueda, una vez que introducimos los criterios y pulsamos buscar se mostrarán los datos identificativos. Si todo es conforme, pulsaremos en “TRAMITAR BAJA” en ese momento, el sistema asigna al estado del cliente el indicativo de “cliente inactivo” y grabará la fecha actual como fecha de baja. No se procede a eliminar el cliente de la base de datos, sino a codificarlo como inactivo.

En caso de habernos equivocado o que pasado un tiempo podamos volver a dar de alta al cliente, debemos pulsar “REACTIVAR ALTA“. En ese momento el cliente pasará a ser “cliente activo” y la fecha de alta será la del día actual. Además el sistema graba internamente las veces que un cliente ha sido reactivado, este dato lo podéis ver una vez que exportéis la base de datos.

Puede que deseemos volver a hacer una nueva base de datos, para ello he habilitado la opción de borrar toda la información del sistema, si pulsamos en la pantalla de inicio en el botón: “BORRAR BASE DE DATOS” aparecerá el siguiente mensaje:

La clave a introducir es “123” y una vez que pulsemos “ACEPTAR” se borrará toda la base de datos. Debéis estar seguros de querer realizar este paso, porque luego no hay marcha atrás.

Si deseamos ver toda la base de clientes y exportar los datos a un nuevo libro para tratar la información, debemos ir a la pantalla de inicio y pulsar en el botón “RELACIÓN CLIENTES” y aparecerá un listbox con toda información de clientes:

Si queremos extraer la información a un nuevo libro debemos pulsar el botón “EXPORTAR DATOS” y toda la base de datos se grabará en un nuevo libro, donde podremos tratar la información para confeccionar nuestros propios informes o trabajos.

Y hasta aquí es la explicación de cómo funciona cada una de las pantallas de esta aplicación, en principio todos los comandos funcionan correctamente y los errores que he podido encontrar los he corregido, no obstante si veis que algo no funciona os agradecería que me lo dijeseis para proceder a solucionarlo.

La clave utilizada en todo momento es “123” (sin comillas).

Para terminar, la aplicación utiliza dos hojas para poder funcionar:

– Hoja2 (“COMBOS”) donde está la información con la que se cargan los combobox de los fomularios.
– Hoja3 (“DATOS”) donde se graban todos los datos de los clientes.

SI MODIFICÁIS EL NOMBRE DE ESTAS HOJAS la aplicación no funcionará. Pero podéis modificar el contenido de los combo box, por ejemplo en las provincias, en caso de estar en otro país, etc. o en la hoja datos, si tenéis vuestra propia base de clientes podéis exportar los datos de forma masiva y no tener así que ir grabando a cada cliente de uno en uno.

No he introducido código para el control de errores y lo he hecho para que si algo no funciona nos lo notifique y saber así que algo no marcha bien y en que parte del programa sucede. Ahora solo tenéis que probarlo, curiosear con la programación y ponerlo en práctica.

Descarga el archivo pulsando en: GESTION DE CLIENTES

*  Teniendo en cuenta el alto número de peticiones para que el programa pueda dar de alta un cliente sin necesidad de que sea obligatorio introducir los datos de direcciones y teléfonos. Y por otra parte, implementar el buscador por nombres, de forma que se pueda buscar sin necesidad de introducir el nombre y apellidos completo: en este enlace podéis descargar otra versión sin estas condiciones y con el buscador: Enlace GESTION DE CLIENTES versión.1