Hace unos días subí un post titulado “GESTIÓN DE CLIENTES CON FORMULARIOS EN EXCEL” y comentaba la utilidad que puede llegar a tener Excel para trabajar con bases de datos y las posibilidades que nos pueden ofrecer los formularios para confeccionar un pequeño programa para llevar la gestión, por ejemplo, de clientes.
Pues bien, ya he finalizado esta pequeña aplicación y hoy la voy a subir para que todos tengáis acceso a ella. No se trata tanto de hacer un programa cerrado y protegido sino todo lo contrario, quiero dar oportunidad de que lo podáis explorar, de que podáis ver cómo he hecho algunas cosas y de que tengáis la oportunidad de modificarlo e incluso mejorarlo.
Siempre he creído que es mucho más interesante para todos el poder ver cómo se hacen las cosas y no poner barreras al conocimiento.
El programa está diseñado y probado en las versiones de Excel 2003, 2007, 2010, 2013 y 2016 y funciona perfectamente. No he tenido ocasión de probarlo en 2013 (así que si alguno de vosotros lo puede hacer y verificar que todo se ejecuta correctamente estaría muy agradecido).
El programa no es muy extenso, pero explicar aquí toda la programación sería prácticamente imposible, lo que voy a hacer es mostrar todas las pantallas e indicar para que sirve cada una de ellas:
Pantalla de inicio:
En esta primera pantalla podemos ver las diferentes opciones que nos va a permitir realizar nuestro programa. Vamos a poder dar de alta un nuevo cliente, consultar los datos introducidos y modificarlos, dar de baja al cliente, borrar por completo la base de datos y consultar la relación de clientes existente en cada momento así como exportar estos datos a un nuevo libro.
NUEVO CLIENTE:
Esta es la pantalla que vamos a utilizar para dar de alta un cliente nuevo, debemos tener en cuenta que la aplicación está diseñada para dar de alta tanto a empresas como a personas, por lo que vamos a distinguir en todo momento a clientes con personalidad jurídica (empresas) y clientes con personalidad física (personas).
Una vez que marquemos la distinción solo tenemos que ir introduciendo los datos requeridos, en caso de que alguno de los campos quede vacío el sistema nos avisará para que procedamos a completarlo, existen controles en los diferentes campos para ayudar a que la información sea la correcta, por por ejemplo en el tipo de documento, que en caso de ser DNI, NIE o CIF la longitud máxima de caracteres será de 9 posiciones o que por ejemplo una persona no puede tener asignado un CIF (que es el documento de identificación de una empresa).
Además he dejado un campo de anotaciones de 250 caracteres que seguro resulta muy útil para tomar notas sobre el cliente (preferencias, datos importantes, etc…).
Una vez que pulsemos “GRABAR DATOS” la información será grabada definitivamente en la aplicación. En ese momento saltará un mensaje diciendo que los datos se han grabado correctamente y el sistema asignará un número único y permanente al cliente:
De esta forma tendremos un nuevo cliente dado de alta en nuestra base de datos. Pero imaginad que hemos cometido un error en los datos introducidos o simplemente tenemos que actualizar una dirección, entonces debemos ir a la siguiente pantalla:
CONSULTAR Y MODIFICAR DATOS:
Tal y como dice esta pantalla, aquí podremos consultar la información de un cliente y en caso de ser necesario modificarla:
Para consultar los datos primero se debe buscar al cliente, aquí lo he puesto bastante fácil, basta con que pongas o bien el documento de identidad o bien el nombre completo o bien el número de empleado y si el cliente existe, el sistema lo mostrará.
Los datos que se muestran al principio son solo de consulta, no se pueden modificar, para hacerlo debes pulsar en botón “MODIFICAR” justo debajo del botón “BUSCAR” y en ese momento se informará que los datos ya se pueden editar. No se pueden modificar el número de cliente, la fecha de alta, el estado del cliente o la fecha de baja.
El estado del cliente es para distinguir entre clientes activos o inactivos y las fechas de alta y baja son datos informativos que el sistema graba automáticamente, no se permite su modificación.
Para grabar los datos, debemos pulsar en “CONFIRMAR DATOS“. Siempre que exista una pantalla donde vamos a modificar la información, después de pulsar confirmar, aparecerá una segunda ventana pidiendo confirmación:
Es importante, porque de esta forma siempre tenemos una segunda oportunidad antes de confirmar los datos introducidos.
En toda base de datos de clientes debemos tener presente que se pueden producir bajas y que también después de un tiempo esos clientes que se han ido pueden volver, para gestionar todo esto debemos acceder a siguiente pantalla:
BAJA CLIENTE:
Para dar de baja a un cliente es necesario realizar su búsqueda, una vez que introducimos los criterios y pulsamos buscar se mostrarán los datos identificativos. Si todo es conforme, pulsaremos en “TRAMITAR BAJA” en ese momento, el sistema asigna al estado del cliente el indicativo de “cliente inactivo” y grabará la fecha actual como fecha de baja. No se procede a eliminar el cliente de la base de datos, sino a codificarlo como inactivo.
En caso de habernos equivocado o que pasado un tiempo podamos volver a dar de alta al cliente, debemos pulsar “REACTIVAR ALTA“. En ese momento el cliente pasará a ser “cliente activo” y la fecha de alta será la del día actual. Además el sistema graba internamente las veces que un cliente ha sido reactivado, este dato lo podéis ver una vez que exportéis la base de datos.
Puede que deseemos volver a hacer una nueva base de datos, para ello he habilitado la opción de borrar toda la información del sistema, si pulsamos en la pantalla de inicio en el botón: “BORRAR BASE DE DATOS” aparecerá el siguiente mensaje:
La clave a introducir es “123” y una vez que pulsemos “ACEPTAR” se borrará toda la base de datos. Debéis estar seguros de querer realizar este paso, porque luego no hay marcha atrás.
Si deseamos ver toda la base de clientes y exportar los datos a un nuevo libro para tratar la información, debemos ir a la pantalla de inicio y pulsar en el botón “RELACIÓN CLIENTES” y aparecerá un listbox con toda información de clientes:
Si queremos extraer la información a un nuevo libro debemos pulsar el botón “EXPORTAR DATOS” y toda la base de datos se grabará en un nuevo libro, donde podremos tratar la información para confeccionar nuestros propios informes o trabajos.
Y hasta aquí es la explicación de cómo funciona cada una de las pantallas de esta aplicación, en principio todos los comandos funcionan correctamente y los errores que he podido encontrar los he corregido, no obstante si veis que algo no funciona os agradecería que me lo dijeseis para proceder a solucionarlo.
La clave utilizada en todo momento es “123” (sin comillas).
Para terminar, la aplicación utiliza dos hojas para poder funcionar:
– Hoja2 (“COMBOS”) donde está la información con la que se cargan los combobox de los fomularios.
– Hoja3 (“DATOS”) donde se graban todos los datos de los clientes.
SI MODIFICÁIS EL NOMBRE DE ESTAS HOJAS la aplicación no funcionará. Pero podéis modificar el contenido de los combo box, por ejemplo en las provincias, en caso de estar en otro país, etc. o en la hoja datos, si tenéis vuestra propia base de clientes podéis exportar los datos de forma masiva y no tener así que ir grabando a cada cliente de uno en uno.
No he introducido código para el control de errores y lo he hecho para que si algo no funciona nos lo notifique y saber así que algo no marcha bien y en que parte del programa sucede. Ahora solo tenéis que probarlo, curiosear con la programación y ponerlo en práctica.
Descarga el archivo pulsando en: GESTION DE CLIENTES
* Teniendo en cuenta el alto número de peticiones para que el programa pueda dar de alta un cliente sin necesidad de que sea obligatorio introducir los datos de direcciones y teléfonos. Y por otra parte, implementar el buscador por nombres, de forma que se pueda buscar sin necesidad de introducir el nombre y apellidos completo: en este enlace podéis descargar otra versión sin estas condiciones y con el buscador: Enlace GESTION DE CLIENTES versión.1
Hola Segu
Llevo una asociacion sin animo de lucro y tu excel me parece genial. Mil gracias por la labor desinteresada que realizas y tan dificil de encontrar.
Iba a comenzar a urgar a ver si puedo modificar el termino cliente por socio pero antes te queria preguntar si tienes alguno que tenga esa caracteristica, Yo me he descargado la version.1
Tambien plantearte una duda. He intentado modificar numero de cliente sin exito, asi como las fechas de alta tras dar a un cliente de baja. Supongo que abrá otra forma pero no la encuentro. El trasladar mi excel anterior de socios no creo que tenga mucho problema siempre que se respete la estructura actual de columnas.
Lo dicho, gracias y enhorabuena por tu trabajo.
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Hola JC:
Me alegro que te sea de utilidad. El ID no es modificable en el programa, solo se puede modificar en la hoja que va grabando la información (hoja Datos) que está oculta.
Ahí podrías consolidar la información de tu base de datos anterior y trasladar toda la información. En la versión 2 simplemente elimino controles para que sea más sencillo grabar clientes.
Saludos!!
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Bueno, he conseguido cambiar el termino cliente por socio en las pantallas, no he tocado variables ni nada, solo etiquetas. Por cierto, para ver los datos de un socio entro en “consultar / modificar dato”, y puedo buscar por numero de socio, o documento (dni), pero en la ventana nombre me aparecen todos los socios listados, no me permite una busqueda. ¿Seria muy complicado modificarlo para poder poner un apellido, por ejemplo, y que busque?
Ya me dices algo.
Mil gracias.
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Hola JC:
En la versión 2 existe un cuadro de lista que muestra que todos los nombres. Si te situas encima y tecleas por las letras que empieza el apellido debería mostrarte la información o por lo menos reducir el número de registros.
Saludos.
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Donde puedo encontrar la version 2?. Sigue siendo de uso gratuito?-
Gracias.
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Hola JC:
Claro, en esta web no hay nada de pago. El enlace es este:
https://excelsignum.com/2016/05/02/gestion-de-clientes-modificaciones/
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Hola Segu
Acabo de descargar el formulario y definitivamente es espectacular, tiene muchas ventajas y alivia procesos de pedidos en caso de aumento por demanda.
Me gustaría que me ayudaras a ver un punto; “Provincia/Región” ya que soy de chile y no me da opciones de mi pais.
agradecería tu respuesta Segu
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Hola Cristian:
Sobre ese tema, debes mostrar la hoja COMBOS que está oculta y en lugar de las provincias españolas y otros campos, poner los relativos a tu pais. En el propio post muestro la hoja combos para que los lectores sepan la fuente de datos que rellenan los combobox.
Saludos
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hola me gusta el programita, consulta, se puede imprimir o enviar por mail los datos? se puede separar por provincia?
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Hola Santiago,
Los datos se pueden exportar a una hoja Excel y desde ahí podrías enviar la información por correo o segmentarla. En el propio formulario no está habilitado para imprimir directamente (tendría que programarlo nuevamente). Por eso, existe el botón de “Exportar Datos”.
Saludos.
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te hago otra consulta, no puedo encontra “combo” y “datos”, no me aparece, que puede ser?
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Hola Santiago:
Las hojas están ocultas (lo indico en el post), solo tienes que posicionarte en una pestaña, pulsar botón derecho y luego en mostrar.
Y verás las dos hojas ocultas.
Saludos
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Hola gracias por este programita es genial pero puedo modificarlo yo deseo utilizarlo para gestionar a mis prospectos a clientes
pero que tenga donde actualizar la ultima platica que tenga con ellos y la zona donde los capte a ellos.
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Hola Oscvar:
En Gestión de clientes existe un campo para escribir comentarios relacionados con el cliente, ahí puedes escribir todo lo que necesites.
Sobre la zona, igualmente puedes indicarlo en este campo. Saludos.
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CUAL ES EL COMANDO EN VISUAL BASIC PARA ESCRIBIR EN LA HOJA “DATOS” JUSTO LO QUE INTRODUJISTE EN EL CUESTIONARIO, ES DECIR, SI YO QUISIERA AGREGAR UN NUEVO CAMPO, SOLO DEBE AGREGARLO AL FORMULARIO Y YA?
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Hola Luis:
No, además de eso, debes programarlo. Intenta hacerlo poco a poco.
Saludos.
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buenos días, gracias por el programa Segu. Mi pregunta es si se puede generar un botón que cuando se presione se habrá un word para archivar documentación
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Se podría implementar pero es necesario realizar programación.
Tendrías que crear un botón y asociar este código al evento click:
Sub Abre_Programa()
Dim oWord
Dim oDoc
Set oWord = CreateObject(“Word.Application”)
Set oDoc = oWord.Documents.Add
oWord.Visible = True
End Sub
Esto abriría word.
Saludos
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muchísimas gracias por la solución, me es de gran ayuda
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Buenas tardes segu, he introducido el código a un botón que cree para que se habrá un documento word, pero me da un error, me podrías ayudar, así es como lo he puesto
Private Sub CommandButton3_Click()
Sub Abre_Programa()
Dim oWord
Dim oDoc
Set oWord = CreateObject(“Word.Application”)
Set oDoc = oWord.Documents.Add
oWord.Visible = True
End Sub
End Sub
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Hola Francisco:
Debes hacerlo así:
Private Sub CommandButton1_Click()
Dim oWord
Dim oDoc
Set oWord = CreateObject(“Word.Application”)
Set oDoc = oWord.Documents.Add
oWord.Visible = True
End Sub
Verifica que el botón se llame CommandButton1
Saludos
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Capo , soy nuevo es esto y realmente me llamo mucho la atención de lo que se puede hacer con esto del excel y vos la tenes bien claro ..no se mucho pero cuanto sale, así lo puedo usar en nuestra asociación … muchas gracias espero comunícame con vos
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Hola buen día, saludos desde México,una pregunta… se podrá programar un botón donde se mande a llamar el escaner por defecto de windows? Necesito un control de documentos por igual, muchas gracias y esta genial!
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Hola Carlos, se podría hacer. Pero no tengo tiempo para poder realizar un desarrollo de ese tipo en la herramienta. Para eso he dejado el código abierto a todo mundo y que así sea el usuario el que realice.
Saludos.
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